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有給休暇の基準日を管理する際のポイントやトラブル対策について

勤怠管理システム

2023.08.29

2023.08.29

有給休暇の基準日とは、有給休暇が付与された日のことです。5日の有給休暇取得義務化や有給休暇を繰り越す場合には有給休暇の基準日を把握しておかなければなりません。本記事では、有給休暇の基準日について分かりやすく解説します。

1. 有給休暇の基準日とは

有給休暇の基準日とは、従業員に有給休暇を取得できる権利が付与された日、つまり有給休暇が付与された日のことです。

そもそも有給休暇は労働者の心身の疲労回復やゆとりある生活を保障することを目的として設けられており、その権利は雇用形態に関わらず全ての労働者に与えられるものです。

有給休暇の付与は、以下の要件を満たしていることが条件となります。

  • 雇い入れ日から6ヶ月間継続して勤務していること
  • 全労働日の8割以上出勤していること


つまり、有給休暇はこの条件を満たした日に付与されるものであり、その日が有給休暇の「基準日」となります。

例えば、4月1日が入社日(雇い入れ日)の人が継続して勤務をし、全労働日の8割以上出勤していれば、基準日は6ヶ月後の10月1日ということになり、この日に有給休暇が付与されます。

このほか、基準日は翌年度へ有給休暇を繰り越す場合や、前年度の有給休暇が消滅する場合にも使用されます。

1-1. パート・アルバイトの有給休暇の基準日

パート・アルバイトの従業員にも有給休暇が付与されます。そのため、正社員かパート・アルバイトかに関わらず、有給休暇の基準日は所定労働日数の8割以上出勤していて、雇い入れ日から6ヶ月経過した日になります。

パート・アルバイト従業員の有給休暇基準日の管理もしっかりとおこないましょう。

2. 有給休暇5日の取得が義務化

有給休暇の基準日を管理しなければならない理由の一つに、有給休暇の取得義務化があります。有給休暇の取得義務化とは、2019年4月の労働基準法改正によって、年に10日以上有給休暇を取得した従業員に有給休暇を年5日確実に取得させなければならないというルールです。

1年で5日の有給休暇を取得させなければならないのですが、その1年の考え方が有給休暇が付与された基準日から1年間という意味なので、基準日を把握しなければならないのです。

2-1. 基準日は管理簿への記載が必須

年次有給休暇管理簿は、各従業員に有給休暇を付与した日や有給休暇の付与日数、有給休暇の所得日数や取得日などを記載しておく書類のことで、労働基準法施行規則第24条の7により、作成に加え従業員が有給休暇を付与されている期間と期間の満了後3年間の保存が義務付けられています。

様式に決まりはありませんが、必ず記載しなければならない内容は以下の3点です。

  • 基準日(有給休暇を付与した日)
  • 日数(有給休暇の保有日数)
  • 時季(有給休暇を取得した実際の日付)

なお、保存形式についても決まりはなく、提出が求められた際に出力できる形であればデータによる管理でも問題はありません。従業員ごとの有給休暇の管理方法はどのようなものでも企業の自由です。

しかし、いずれにせよ年次有給休暇管理簿は必ず作成・保存が義務付けられているものですので、年次有給休暇管理簿を活用した方が情報の複雑化が避けやすいといえるでしょう。

3. 有給休暇の基準日を統一すると管理がしやすい

有給休暇の基準日は有給休暇が付与される要件を満たした時点で決まるものです。
そのため、例えば複数の新卒社員が同日に入社する場合などは基準日も同じになりますが、中途採用やパート、アルバイトの場合は入社日が異なることが少なくないため、基準日もばらばらになってしまいます。

 

そこで注意したいことは、基準日の管理です。従業員によって基準日が異なるということは、「いつ次年度の有給休暇が発生するのか」「いつまでに年5日の有給休暇を取得させる必要があるのか」といったことも従業員によって異なるということです。

「気付いたら年5日の有給休暇が取得できていなかった」「有給休暇が時効を迎えて消滅していた」という事態にもなりかねません。
本章では、有給休暇の基準日を統一するメリット・デメリットやトラブルを避ける方法を解説します。

3-1. 基準日を統一するメリット

基準日を統一するメリットとしては、やはり有給休暇の管理にかかる手間が非常に短縮されるという点でしょう。特にパートやアルバイトなどが多い企業では入社日の異なる従業員の割合が高くなる傾向にありますので、一人ひとりの基準日が異なる場合に比べ、業務の効率は各段にアップすることが期待できます。

また、基準日が統一されている場合、従業員の入社日によっては本来有給休暇が付与されるはずの取得日よりも前倒しで有給休暇が付与されることになります。

3-2. 基準日を統一するデメリット

一見、企業側にとって基準日を統一するデメリットはないように思いますが、場合によっては基準日を統一することでデメリットが生まれることがあります。

それは、入社日によって2回目の有給休暇取得が早まり、従業員の間で不公平であるということや、従業員の定着率が低い会社の場合、退職時の有給休暇消化などが企業の負担になってしまうということです。

たとえば、有給休暇の基準日を4月1日に統一した企業で9月1日入社の従業員の場合、1回目の有給休暇は3月1日に10日付与され、統一された基準日の4月1日に11日付与されることになります。10月1日入社の従業員の場合、1回目の有給休暇は4月1日に付与され、2回目の有給休暇は翌年の4月1日に付与されます。

入社日が1か月異なるだけで、入社後7か月時の有給休暇日数に11日もの差ができます。このことは不公平に繋がるだけでなく、1年間ほどの短期で退職する場合、通常よりも多い有給休暇日数を消化して退職できるため、企業の負担が増えることになります。

3-3. 基準日設定時のトラブル対策

入社日によって有給休暇が遅く付与される従業員が出現する場合には、法的問題を回避するために、ルールの追加や変更が必要です。

例えば、所定労働日数が統一されている場合には入社日に有給休暇を前倒しで付与したり、入社月に応じた日数を付与する方法などが挙げられます。

また、入社日が4月から9月までの従業員と入社日が10月から3月までの従業員に分け、基準日を2回に分ける方法なども有効でしょう。

4. 有給休暇の基準日は前倒しに限って変更できる

有給休暇の基準日は前倒しに限って変更できます。有給休暇付与条件の「雇い入れから6か月経過」というのは、労働者を保護するための最低限の基準として設定されています。

そのため有給休暇の基準日、つまり有給休暇を付与する日を前倒すことは労働者にとって有利な条件であるため、問題ありません。

反対に、法定の基準日よりも遅らせることは労働者にとって不利益になるため、後ろ倒した基準日を設けることはできません。

続いて、基準日を前倒す場合の例を紹介します。

4-1. 有給休暇を入社日に付与するケース

基準日を前倒しする方法の1つに、有給休暇を入社日に付与するという方法があります。

労働基準法では全労働日の8割以上出勤している従業員には雇い入れてから6か月経過時に有給休暇を付与しなければならないと定められていますが、従業員の入社と同時に有給休暇を付与することには問題ありません。

ただし、こうした場合、基準日は入社日となるため、翌年の入社日に2回目の有給休暇を付与しなければならないことと、10日以上有給休暇を付与された従業員に関しては入社日から1年の間で有給休暇を5日確実に取得させなければいけないということに注意が必要です。

4-2. 有給休暇を分割付与するケース

基準日を前倒しする方法の1つに、有給休暇を分割して付与するという方法があります。会社独自に有給休暇を何回かに分けて付与することには問題ありません。

ただし、分割付与した場合の基準日は1回目に付与した日となるため、翌年の基準日に2回目の有給休暇を付与しなければならないことと、10日以上有給休暇を付与された従業員に関しては1回目の有給休暇付与日から1年の間で有給休暇を5日確実に取得させなければいけないということに注意が必要です。

5.基準日の管理を徹底し有給休暇取得の促進を

有給休暇は従業員の心身の健康や生活の質を向上させるためにあるものです。

そして、有給休暇は従業員が自由に取得できるものではあるものの、管理は企業側の義務であり、管理がきちんとできていることで従業員も安心して適切な時期に有給休暇を取得することができます。

基準日の統一や年次有給休暇管理簿の活用などにより、従業員にとっても企業にとってもわかりやすい有給休暇の管理を目指しましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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