1. 賃金台帳とは？作成する目的について

賃金台帳とは、従業員に支払う賃金額を記載するものであり、法定帳簿の一つです。労働基準法108条にて、作成と賃金支払いの都度、遅滞のない記入が義務付けられています。

賃金台帳を作成する目的は、記入内容の通り、従業員の賃金や支払い状況を適正に把握するためです。

1-1. 給与明細との違い

賃金台帳と似たような項目で作成するのが、給与明細です。給与明細とは、会社が従業員に交付することが義務付けられている通知書であり、従業員がどのような内訳で給与を支給されているのか把握することができます。

給与明細と賃金台帳は記載する項目が重なるため、混同されることもありますが、給与明細を保管することで賃金台帳の代わりとすることはできないためご注意ください。

給与明細と賃金台帳はどちらも作成しなければいけません。

2. 賃金台帳の書き方

賃金台帳は決められたフォーマットがないので、会社や担当者の事情に応じて自由なフォーマットで作成することができます。ここからは、賃金台帳の作成方法についていくつかの方法を解説します。

2-1. Excel・スプレッドシートを使う

賃金台帳の書き方の1つ目が、Excelやスプレッドシートを使用して作成する方法です。ネット上には、賃金台帳の無料テンプレートが公開されているため、そのようなテンプレートを使用することも可能です。

自分でフォーマットを作成したい場合には、特にExcelやスプレッドシートを使用した書き方がおすすめです。操作方法に慣れているものであれば、複数人で管理する場合の共有や、担当者の入替が生じた場合の引継ぎ等でも操作方法を連携しやすいでしょう。

2-2. 会計ソフトで作成する方法

会計ソフトとは、会社に必要な帳簿を作成できるソフトのことをいいます。会計ソフトの機能はソフトによって異なりますが、中には賃金台帳を作成できるソフトもあるため、そうしたソフトで作成することも可能です。

会計ソフトを利用すれば、情報を手入力する必要もなくなるため、賃金台帳の記載ミスや入力ミスを減らすことができます。他の経理業務などと同じように管理できるため業務の効率化につながるのも魅力的なポイントです。

2-3. 見本に沿って手書きで作成する方法

法律に沿って手軽に賃金台帳を作成したい場合には、公式見本に沿って手書きで記入する方法もあります。どのテンプレートを使っていいのかわからない場合には、厚生労働省のホームページにて公開されている賃金台帳のテンプレートがおすすめです。

常用労働者用と、日々雇い入れられる者用の2種類が用意されているため、自分でフォーマットを作成する際の参考にしてもよいでしょう。

参考：賃金台帳（常用労働者）｜厚生労働省
参考：賃金台帳（日々雇い入れられる者）｜厚生労働省

3. 賃金台帳を記載する際のルール

賃金台帳は自由なフォーマットで作成できると先述しましたが、法律により定められたルールがいくつか存在します。ここからは、賃金台帳を作成する上での規定を紹介します。

3-1. 全従業員分の台帳を作成する

まず賃金台帳の作成対象者は、会社で働く全従業員です。正社員、契約社員、パート、アルバイト、日雇い労働者など雇用形態に関わらずすべての従業員分の賃金台帳を作成する必要があります。

賃金台帳の作成は全従業員分おこなう必要がありますが、記載が必要な項目は、役職や雇用形態によって変動します。

例えば、日雇いの従業員に関しては賃金計算期間を記載する必要はありません。日雇い従業員の必須項目は、厚生労働省の賃金台帳テンプレートの“日々雇い入れられる者”用にて、ご確認いただけます。

3-2. 法律で定められた事項を必ず記載する

賃金台帳に記載する項目は、労働基準法で定められています。記載が定められた項目は必ず記載しなければいけないため、正しく把握しておきましょう。

記載が義務づけられた項目は以下の10項目です。

1. 労働者氏名
2. 性別
3. 賃金計算期間
4. 労働日数
5. 労働時間数
6. 時間外労働時間数
7. 深夜労働時間数
8. 休日労働時間数
9. 基本給や手当などの種類と額
10. 控除の項目と額

以下の項目が必ず記載されているか、作成の際には確認することが大切なポイントとなります。

また、労働時間に関する項目で重要となる点が、客観的に労働時間を把握するということです。2019年4月1日から、労働安全衛生法により、会社は従業員の労働時間を客観的に把握することが義務づけられました。

従業員の労働時間を客観的に把握する方法としては、タイムカードやICカード、パソコンによる記入等が挙げられます。このような客観的に記録、確認ができる方法に沿って、労働時間を把握することが必要です。

参考：労働安全衛生法｜e-Gov法令検索

3-3. 記載した台帳は一定期間保管する

労働基準法で定められているのは、記載が必要な項目だけではありません。賃金台帳は一定期間保管することもあわせて義務付けられています。

2020年に労働基準法が改正され、これまで3年間だった賃金台帳の保管期間が、5年間に延長されました。しかし、現在は経過措置のため当面の間は3年間の保管となっています。保管期間を守り、期間内に処分することがないように注意しなければいけません。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

4. 賃金台帳の記入例

引用：労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう｜厚生労働省

ここからは、実際の賃金台帳の記入例を見ながら、それぞれの項目について解説します。

• 労働者氏名、性別

該当する労働者の名前及び氏名を記載します。

• 賃金計算期間（○月○日〜○月○日）

賃金台帳に記載する賃金がいつからいつまでの期間の賃金なのかを記載します。

• 労働日数（○日）

賃金計算期間に実際に従業員が労働した日数を記載します。

• 労働時間数（○時間）

期間内に労働した時間数を記載します。

• 時間外労働時間数（○時間）

時間外で労働した場合の労働時間数を記載します。

• 深夜労働時間数（○時間）

午後10時から午前5時までに労働した場合は、その時間数を記載します。深夜に労働すると割増賃金の割合が変わってくるので注意が必要です。

• 休日労働時間数（○時間）

休日に労働した場合、労働時間数を記載します。休日も時間外や深夜と同じ、割増賃金となるのが特徴です。

• 基本給や手当などの種類と額

対象者の給与のベースとなる基本給や、該当する手当の種類や額を記載します。

• 控除の項目と額

実際に従業員に支給される給与は、基本給や手当を加味した総支給額から控除する項目を差引いた額です。保険料や税金といった控除の項目と額を記載します。

参考：様式第20号（第55条）｜厚生労働省福岡労働局

5. 賃金台帳を記載する際の注意点

ここまで賃金台帳の記載ルールや必須項目の内容について解説しました。

次に、賃金台帳を記載する際の注意点について解説します。

5-1. 給与計算ミスがないようにする

賃金台帳で記載が定められている項目の中には、給与を記載する項目があります。従業員の給与は、勤務状況や手当、控除など様々な要素を考慮して計算されるため、給与を計算する際にミスが起こりやすくなるのが特徴です。

賃金台帳に記載する数字に間違いがないように、給与計算を正しくおこなう必要があります。給与計算は正確性と専門性が求められるため、ヒューマンエラーを防ぐ対策や、給与計算システム等を使ってアナログでの計算をできる限り減らすことも、給与計算のミスを防ぐ方法として有効です。

5-2. 罰則規定がある

賃金台帳に関するルールは、労働基準法で定められているものもあるため、ルールに反した場合は違反となり罰則規定も存在するので注意が必要です。

不正な賃金台帳を作成したり、賃金台帳そのものを作成していないなどの違反行為があった場合は、30万円以下の罰金の支払いを命じられる可能性があります。罰則を受けることがないように、常に正確な賃金台帳を作成することが求められます。

6. 賃金台帳の書き方に関してよくある質問

賃金台帳を記載する上で注意すべき点をおさらいできたところで、賃金台帳の書き方に関してよくある疑問を紹介します。

ここからは賃金台帳の記載内容を誤ってしまった場合の対応方法や、賃金台帳と源泉徴収簿との兼用について解説します。

6-1. 賃金台帳の記載後に、給与計算ミスが発覚した場合の対応方法は？

もし記載した賃金台帳に誤りが発覚した場合は、翌月の給与のタイミングにて、該当従業員の給与を調整することが可能です。ただし誤りが発覚した時点で、従業員にはすみやかに状況説明をし、お詫びしましょう。

賃金台帳には、支払った給与額と訂正後の給与額控除額を記載するよう徹底しましょう。

6-2. 賃金台帳は源泉徴収簿で代用することは可能？

源泉徴収簿とは、月々の給与や賞与、社会保険料などの控除額を記入し、源泉徴収をおこなうための帳簿です。

賃金台帳と源泉徴収簿とは、法律上における定義や作成目的も異なりますが、兼用も可能とされています。賃金台帳はフォーマットを自由に設定できるため、必須項目を満たしつつ源泉徴収簿としても使用できるデザインのものを作成することができます。ただし、賃金台帳とは異なり源泉徴収簿の保存期間は7年と長いため、兼用する場合は最低7年保管するよう注意しましょう。

7. 賃金台帳は法律を遵守して効率よく作成しよう

本記事では、賃金台帳の書き方や、記載するときのルール、注意すべき点等を解説しました。フォーマットは自由ですが、法律で義務づけられている項目に関しては必ず記載するよう徹底しましょう。テンプレートやソフトを活用し、できる限り効率化して賃金台帳を作成していきましょう。