1. 年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、従業員の年次有給休暇の管理のため、企業に作成・保管が義務付けられている書類のことです。労働者各自がどの程度有給休暇を消化しているのか、法律で義務付けられた日数を消化できていない労働者はいないかを企業が把握するのに役立ちます。

労働基準法で定められた範囲の有給休暇を適切に取得させるためにも、年次有給休暇管理簿の作成と管理が必要なのです。

1-1. 年次有給休暇管理簿に記載すべき内容

年次有給休暇管理簿には有給休暇の基準日と日数、有給休暇を取得した時季を記載することが定められています。

また、各情報は労働者一人ひとりに作成することが義務付けられています。基準日は、有給休暇が付与された日のことです。

一般的には、入社から6ヶ月後に10日の有給休暇が付与されます。

たとえば4月1日に入社した社員がいれば、10月1日が基準日となります。会社独自で有給休暇を法定の基準日よりも前倒して付与している場合は、前倒して付与したその日が基準日となります。

新入社員に対して入社日に数日の有給休暇を付与している場合、有給休暇を付与した入社日を基準日とします。

日数は、従業員が保有している有給休暇の日数を記載します。前年度に使いきれずに、繰り越している有給休暇がある場合には注意が必要です。

2. 年次有給休暇管理簿の作成・3年間の保存義務がある

年次有給休暇管理簿は有給休暇の5日取得義務化に伴って作成と保存が義務付けられています。保存期間は最低3年間です。

年次有給休暇管理簿を作成する目的は、企業側が従業員の有給休暇を年5日取得できているか確認するためと、企業が有給休暇を取得させる義務を果たしていることを証明するためです。そのため、作成後もしっかりと保管し、外部機関に要求された場合、いつでも管理簿を提出できる状態にしておかなければなりません。

ただし、この年次有給休暇管理簿の作成・3年間の保存義務がある対象者は有給休暇の5日取得義務の対象者です。

続いて有給休暇の5日取得義務化について確認しましょう。

2-1. 有給休暇の5日取得義務化

2019年4月に労働基準法が改正され、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、企業側は5日以上の有給休暇を消化させなければならないと定められました。

有給休暇の付与日数は週所定労働日数と継続勤務年数によって決まり、以下の表のとおりです。この表の色付きの部分が有給休暇の5日取得義務化の対象です。

対象者に有給休暇を5日取得させられなかった場合、企業には有給休暇を取得させなかった労働者一人につき30万円の罰金が科せられるおそれがあります。

当然ですが、企業が従業員の有給休暇の取得状況を把握していなければ、どの従業員に対して有給休暇の取得を奨励すればよいかわかりません。年次有給休暇管理簿は、有給休暇の取得状況を把握し、労働基準法で決められたとおりに有給休暇を消化させるのに役立ちます。

3. 年次有給休暇管理簿の作成をすることで起こる変化

年次有給休暇管理簿の作成は、労働者が適切に有給休暇を取得しているかを管理するために必要です。年次有給休暇管理簿が、企業にとってなぜ重要かを知るために、作成が必要な理由を2つ見ていきましょう。

3-1. 有給休暇の時効が把握しやすくなる

有給休暇には2年の時効があります。時効をむかえると有給休暇は消滅します。

有給休暇の取得が義務化されるまでは、有給休暇をまったく消化せずに消滅させてしまう労働者がいることが問題視されてきました。

年次有給休暇管理簿によって、有給休暇の消滅時効は可視化されるため、把握しやすくなります。

3-2. 有給休暇を取りにくい風土を変えられる

年次有給休暇管理簿の作成により、有給休暇を取得しにくい風土を変えることも期待されています。

いまだに、有給休暇を取得するのは悪いこと、他の人に迷惑をかけることというイメージを持つ人が少なくないようです。

しかし、年次有給休暇管理簿を作成することで、取得しなければならない日数が可視化されるため、有給休暇が取得すべきものとしての認識がひろがります。。年次有給休暇管理簿の作成は、こうした風土の改革につながるでしょう。

4. 年次有給休暇管理簿を管理する方法や記入例

年次有給休暇管理簿を管理する方法はとくに定められていませんが、有給休暇管理簿には下記の項目を記載する必要があります。

①有給休暇の基準日
②保有日数
③有給休暇を取得した時季

この記載すべき項目さえ記載していれば、紙・エクセル・システム管理のうち自社にあった方法を使うことができます。

本章では、年次有給休暇を管理する具体的な方法や記入例について解説します。

4-1. 年次有給休暇を紙で管理する方法

年次有給休暇を管理する方法のひとつが紙管理です。誰でも導入しやすく、コストが抑えられるのが大きなメリットといえます。素早くコメントやメモを書き込めたり、パソコンに慣れていない年配の方でもすぐに導入できたりする方法でもあります。

一方で、保管場所を用意しなければならないこと、従業員数が多い企業では必要な時に探すのが大変なこと、ファイルを紛失してしまうリスクがあることなどがデメリットです。さらに、手作業での書き込みとなるため、ミスが発生する恐れもあります。

4-2. 年次有給休暇管理簿をエクセルで管理する方法

多くの企業が導入しているのがエクセルを使った年次有給休暇管理簿の管理です。

すでに会社のパソコンでエクセルを使っている場合には、導入のコストがかからないという大きなメリットがあります。さらに、紙での管理で必要だった保管場所は必要なく、ファイル紛失のリスクもほとんどありません。

多くの企業がエクセルを使った年次有給休暇管理簿の管理を行っているのはこうしたメリットによります。ただし、パソコンに慣れていないと管理が難しい場合があるのが難点です。

4-3. 厚生労働省のエクセルテンプレート

有給休暇管理簿のひな形は厚生労働省が公開しています。エクセルのまま直接入力して使うことや、印刷して手書きで使うことが可能です。

以下のリンクよりダウンロードできるため、必要に応じてダウンロードしてお使いください。

参照：年次有給休暇取得管理台帳｜厚生労働省

4-4. 勤怠管理システムを使って管理する方法

企業のなかには、勤怠管理システムや他のクラウドシステムを使って年次有給休暇管理簿の管理を行っているところもあります。

クラウドシステムを使うと、それほどプログラムやシステムの知識がない人でも簡単に有給休暇の管理が行えます。さらに、法改正などがあっても、アップデートすることですぐに対応できる点もメリットといえるでしょう。

導入コストがかかることがデメリットとして挙げられますが、業務効率をあげられるため、人件費・残業代の削減にも繋がります。

5. 作成や管理でのトラブルやその対処法

年次有給休暇管理簿の作成や管理をしていくなかで、トラブルが発生することがあります。

起こりえるいくつかのトラブルと対処法について見ていきましょう。

5-1. 年次有給休暇管理簿の作成ミス

年次有給休暇管理簿の作成でのトラブルで考えられるのが、作成ミスです。企業独自のフォーマットで管理簿を作成していた場合、ミスが発生する可能性があります。

とくに法改正直後は、変更点について詳しく知らずに従来の方法で作成・管理していると気づかないうちに労働基準法に反していたなんてこともあるかもしれません。

担当者は年次有給休暇管理簿についての理解を深め、場合によっては社労士などの力を借りながら適切な作成・管理を行えるよう心がけるべきでしょう。

5-2. 年次有給休暇管理簿の作成に時間がかかりすぎる

別のトラブルは、年次有給休暇管理簿の作成に時間がかかりすぎ、担当者の業務が大幅に増える点です。

従業員がどのくらいいるかにもよりますが、数十人から数百人の従業員がいる場合、一人ひとりの年次有給休暇管理簿を作成するためにはかなりの時間がかかります。また、作成後も有給休暇の申請のたびにその従業員の管理簿を探して記入をしていると、業務工数が大幅に増えてしまいます。また、管理簿は最低3年間保管しなければならないため、従業員が多ければ多いほど書類は膨大な量になります。

このような問題はクラウドシステムの導入を検討するなどで解決することができます。

6. 年次有給休暇管理簿には作成と3年間の保管義務がある

年次有給休暇管理簿は、労働者の権利を守るとともに労働基準法に従って有給休暇を取得させるために不可欠な書類です。有給休暇の取得義務化にともなって作成と3年間の保管が義務付けられています。

自社に合った有給休暇の管理方法を見つけ、適切に運用できるようにしましょう。人員を増やしたり、クラウドシステムを導入したりする方法も検討してみてください。