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労働時間の計算ルールとは?効率的に行う3つの方法も紹介

勤怠管理システム

2023.08.29

2023.08.29

1. 労働時間の計算が必要な理由

労働時間の計算が必要な理由には、「賃金全額払いの原則」との関係が大きく関係しています。賃金全額払いの原則とは、労働基準法第24条の「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」という条文に基づく決まりです。

つまり、会社が定める所定労働時間以外の労働時間に対してもすべて正しく計算を行って、賃金を支払わなくてはならないということになります。

労働時間の計算に誤りがあり、賃金が正しく支払われなかった場合は、労働基準法の違反となってしまい、6か月以下の懲役や30万円の罰金が科せられる恐れがありますので、労働時間の計算は注意して行う必要があります。

2. 勤務時間と労働時間の違い

勤務時間と労働時間は、どちらも同じような意味合いに聞こえますが、定義には明確な違いが存在します。

勤務時間とは、始業時刻から終業時刻までの時間を指します。一方で、労働時間とは、休憩時間を抜いた実際に労働した時間のことを指します。そのため使用者は、労働者に対して労働時間分に対する賃金を支払う必要があります。

3. 労働時間の計算ルール

労働時間の計算は、賃金を正しく計算する上でも非常に重要です。労働時間を誤って計算してしまった場合は、処罰の対象となりますので慎重に行わなくてはなりません。

ここでは、労働時間を計算する上で基本的なルールについていくつかご紹介します。

3-1. 労働時間は1分単位で計算するのが原則

先述でも説明した「賃金全額払いの原則」によって、労働時間は1分単位で計算するのが決まりとなっています。労働時間が15分や30分に満たないものを切り捨てて計算するようなことは、法律上認められませんので注意が必要です。

ただし、このルールにも一つだけ例外があります。時間外労働において、残業時間を1か月通算で計算する場合に限り「30未満は切り捨て、30分以上は切り上げ」のルールが適用できます。

また、遅刻や早退が合った際は、労働時間を減らして計算する必要がありますが、この場合も1分単位で減らす必要があり、15分や30分単位で減らすことは同様に認められませんので注意しましょう。

3-2. 割増賃金の支払いが必要となる労働時間を区別する

時間外労働の対象となる残業に関しては、割増賃金の支払いが必要となります。そのため、全労働時間のうち、どれが時間外労働に該当するか見極めができるようにならなければいけません。

まず、時間外労働とは「1日8時間、週40時間」の法定労働時間を超えて働くことを指します。つまり、この法定労働時間を超えた残業時間が、割増賃金の支払い対象となる時間となります。

なお、割増賃金は基礎賃金に25%割増しなくてはいけません。

時間外労働のほかに、22時~5時までの深夜労働の場合は25%、法定休日での労働の場合は35%の割増賃金を与える必要があります。

3-3. 休憩時間を除いて労働時間を計算する

労働時間を計算する際に気を付けなくてはならないのは、休憩時間を除いて計算することです。

休憩時間に関しては、次の通り法律によって定められていますので、合わせて覚えておきましょう。

  • 1日の労働時間が6時間以下…休憩時間は不要
  • 1日の労働時間が6時間を超え8時間未満…休憩時間は45分以上必要
  • 1日の労働時間が8時間を超える…休憩時間は1時間以上必要

たとえば、9時に出社して、12時から13時まで休憩を取り、18時に退社する会社の場合では、就業時間は9時間となりますが、1時間休憩をはさむため、実労働時間は8時間として計算することになります。

4. 労働時間の計算方法

労働時間の計算は、以下の公式に当てはめて求めることができます。

労働時間=労働終了時間-労働開始時間-休憩時間

ただし、賃金計算を行う上では前述でも解説しましたが、1分単位で行うことや時間外の労働時間と区別することが必要になってきます。労働時間の計算ルールを踏まえ、具体的な例をもとに計算方法をみていきましょう。

4-1. 所定労働時間8時間で9時~21時まで勤務した場合

開始時間が9時で終了時間が21時のため、勤務時間は12時間となります。労働時間が8時間を超えていますので1時間休憩を取ったとし、休憩時間を差し引くと、労働時間は11時間となります。

ただし、法定労働時間の8時間を超えていますので、11時間のうち、3時間を時間外労働とみなし、割増賃金で計算する必要があります。

4-2. 所定労働時間6時間で9時~21時まで勤務した場合

開始時間が9時で終了時間が21時のため、勤務時間は12時間となります。労働時間が8時間を超えていますので1時間休憩を取ったとし、休憩時間を差し引くと、労働時間は11時間となります。

この場合は、所定労働時間が6時間であるため、法定労働時間内の残業2時間に対しては通常賃金、法定労働時間を超えた残業3時間に対しては、割増賃金を支払うことになります。

4-3. みなし労働時間制の場合の計算方法

みなし労働時間制とは、1日の労働時間を〇時間と決めてしまい、その時間分働いたとみなす制度です。つまり、決められた時間より少なく働いても、多く働いても、労働時間は変わらないということです。

みなし労働時間が7時間とされていれば、実際の労働時間が5時間であっても9時間であっても、7時間×労働日数分で賃金計算ができます。みなし労働時間制は、労働時間の管理を簡略化できるのが大きなメリットといえます。

ただし、みなし労働時間制を導入するには、一定の条件を満たす必要があります。

また、みなし労働時間を9時間といったように、法定労働時間を超えて設定する場合は、36協定が必要となり、時間外労働分については割増賃金の計算も必要です。

4-4.【確認】 労働時間が1日8時間・週40時間におさまっているか

原則、法定労働時間である1日8時間・週40時間以上の労働をおこなうことは認められていません。法定労働時間を超えた労働が発生する場合は、「36協定」を結ばなければなりません。使用者は労働者に対して適切な勤怠管理をおこない、正しい労働時間を把握して、過剰労働が発生していないか確認できる仕組みを整備する必要があります。

4-5. 所定労働時間の計算方法について

所定労働時間とは、就業規則や雇用契約にて各企業が定めている労働時間のことです。

例えば、雇用契約にて労働時間の条件が「始業が9時、終業が18時、休憩時間が1時間」と定められているとします。この場合の所定労働時間は、1時間の休憩時間を差し引いた8時間が該当します。

4-6. 総労働時間の計算方法について

総労働時間とは、一定期間のうちの就業時間から休憩時間を抜いた、労働時間の合計のことを指します。例えば「始業が9時、終業が18時、休憩時間が1時間」という労働時間の企業にて、20営業日分働いた場合の総労働時間は、下記の計算式になります。

(18時-9時-1時間)×20日=160時間

よって、この月での総労働時間は160時間となります。

4-7. 【確認】 月の総労働時間が160時間程度に収まっているか

労働基準法による法定労働時間は、1日8時間・1週40時間ですが、1か月に対する労働時間は定められていません。月の労働日数にはバラつきがあるため、下記の公式にあてはめることで適切な労働時間を保つことができます。

「1か月の適切な総労働時間=1か月の日数÷7日×40時間」

28日÷7日×40時間=1月あたり160時間まで

30日÷7日×40時間=1月あたり171時間まで

31日÷7日×40時間=1月あたり177時間まで

最も日数が少ない2月の法定労働時間を基準とし、月の総労働時間を計算すれば、違反することはないでしょう。

4-8. 法定労働時間の計算方法について

1日あたり・1週あたりの法定労働時間は、労働基準法により明確に定められているため計算の必要がありません。しかし年間法定労働時間は、下記の公式にて算出することが可能です。

「年間法定労働時間=1年間の週数×1週あたりの法定労働時間」

1年は、52週間と1日となるため、下記の計算式にて年間法定労働時間が算出できます。

52.14週×40時間=2,085時間

5. 労働時間の計算を効率的に行う3つの方法

労働時間の計算は、従業員の規模が大きくなるほど大変な作業となってきます。また、処理する量の多さによって計算ミスも起きやすくなるため、効率的に進めていかなくてはなりません。

ここでは、労働時間の計算を効率的に行う方法として、3つの方法をご紹介します。

5-1. エクセルを使って計算を行う

紙の勤怠管理表やタイムレコーダーを使用している場合、労働時間を計算するにはエクセルを活用するのがおすすめです。エクセルであれば、時間を打ち込むだけで自動集計できるだけでなく、自社の労務管理の内容に合わせて計算方法をカスタマイズすることもできます。

また、エクセルであればコストをかけずに労働時間を計算することが可能です。ただし、はじめに計算フォームを作成する手間や、入力ミスによる計算の誤りがあることは、覚えておいた方が良いでしょう。

5-2. 集計機能付きタイムレコーダーを活用する

通常のタイムレコーダーの場合、社員の出退勤を自動で記録することはできますが、労働時間の集計は電卓やエクセル等を使って手計算しなくてはいけなくなります。

集計機能付きのタイムレコーダーを導入すれば、集計までも簡略化することが可能です。月次や日次の労働時間や残業時間、深夜時間などが自動集計できます。機種によって、締め日をいくつか設定できるものもあれば、ネットに接続してWEB上で打刻時間を表示できるものもあります。

5-3. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムは、残業時間や遅刻・早退・欠勤、休暇の取得状況を含め、労働時間を正確に管理することができます。また、労働時間を管理するだけでなく、シフトの作成や、残業や休暇などの各種申請・承認などシステム上で行えることから、労務管理の手間をを大幅に削減することが可能となります。PC、携帯アプリ、ICカードなどにも対応しており、給与計算とも連動できるサービスなどもあります。

上述で紹介した方法と比べると、導入コストはかかってしまいますが、労務管理の負担低減による人件費の削減なども見込めるため、長い目でみればメリットの方が大きいと言えるでしょう。

6. 労働時間の正しい計算方法を把握し、適正な労務管理を心がけましょう

労働時間の計算は、「賃金全額払いの原則」に従い1分単位で正しく計算を行わなくてはなりません。端数を切り捨てるのは、一部例外を除いて原則認められませんので注意しましょう。

また、労働時間を計算する上で、休憩時間を含めないことと時間外労働の区別がつくようにすることも重要です。

労働時間の計算は、従業員の賃金支払いにも関係するため、計算ミスがあってはなりません。本記事で紹介した、労働時間の計算を効率化する方法を参考に、自社の労働時間の計算方法を見直してみましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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