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有給消化とは?企業側のメリット・デメリットも解説

勤怠管理システム

2023.08.29

2023.08.29

有給消化とは労働者それぞれに付与された有給休暇の日数を消費することをいいます。ここでは、従業員が有給消化をすることによる企業側へのメリットや、有給消化をさせなかった場合のデメリット、さらには従業員に有給消化を促す方法について紹介します。

1. 有給消化とは年次有給休暇を消費すること

年次有給休暇、いわゆる有給休暇は、業種や職種、雇用形態を問わず一定の要件を満たすことで全ての労働者に付与されるものです。

付与される日数については勤続年数や勤務日数、労働時間によって異なりますが、それぞれの従業員が付与された有給休暇の日数を消費することは「有給消化」とよばれています。

なお、有給休暇は付与をされた日から2年以内に取得(消化)しなければ原則としてその権利は消滅してしまいます。従業員が与えられた有給休暇を消化する権利を正しく行使するために企業は環境を整えなければなりません。

1-1. 退職時の有給休暇消化について

付与された有給休暇が退職時に残っている場合、従業員からの申し出があれば有給休暇を消化させなければなりません。ただし、退職日までに消化できる日数がないなどで退職までに消化できない事情がある場合は、有給休暇の賃金に相当する金額を支払って、買取をすることも可能です。

ただし、有給休暇の買取は退職時以外でいつでもできるわけではないので注意しましょう。

従業員が退職を申し出た際には、有給休暇の消化ができるのかどうかなども踏まえてしっかりと話し合いましょう。

2. 有給休暇には消化義務がある?

企業には一定の条件を満たす従業員に対して有給休暇を消化させる義務があります。対象となる従業員は1年間で10日以上有給休暇が付与される全ての従業員で、年に5日確実に有給休暇を取得させる必要があります。
なお、有給休暇はパート・アルバイト・契約社員などの雇用形態に関わらず、以下の条件を満たした従業員全員に付与されるものです。

≪有給休暇付与条件≫

  • 雇い入れから6か月以上経過している
  • 全労働日の8割以上出勤している

また、有給休暇の付与日数は週所定労働日数と継続勤務年数によって決まり、有給休暇が10日以上付与される週所定労働日数と継続勤務年数をご確認ください。

≪有給休暇の付与日数≫

2-1. 有給休暇はいつまでに消化する必要がある?

前述のとおり、有給休暇の消化義務は年に5日ですが、この1年間とはいつからいつまでを指すのか曖昧な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

結論からお伝えすると、この1年とは有給休暇を付与された日(基準日)から翌年のその日までの1年間です。
1月から12月、4月から3月のような年度のことではないので、注意が必要です。

2-2. 義務付けられている有給休暇の消化日数

一定の条件を満たした従業員に消化させることが義務付けられている有給休暇日数は年に5日です。
また、有給休暇は原則、保有している有給休暇の中の付与日が古いものから消化していきます。

有給休暇の有効期限は2年間なので、一般的には前年度の繰越分が残っている場合は、繰越分から5日消化しても問題ありません。
ただし、就業規則などで定められている場合は、この限りではありません。

3. 有給休暇を消化させることによるメリット

有給休暇は仕事を休んでいながらも給与が支給されるものであるため、取得する側、つまり従業員にとっては言うまでもなくメリットがあるものです。反対に、企業側にとってはその間人手が減るにも関わらず給与を支給する必要があるため、一見デメリットしかないように思えるかもしれません。
しかし、企業側には従業員が有給消化をすることによって得られる次のようなメリットもあるのです。

メリット1:パフォーマンスの向上

そもそも、有給休暇とは労働者の心身の疲労を回復し、ゆとりある生活を保障することを目的として付与されるものです。そのため、従業員は有給消化によって身体的な疲労を回復させたり、精神的なストレスをリフレッシュし、次の仕事への活力に変えることができると考えられます。

疲れていたり眠気がある状態で仕事をダラダラと続けるよりも、一旦休憩や仮眠をとった後の方がパフォーマンスが向上するように、有給消化も従業員のパフォーマンス向上に繋がり、さらには企業全体の利益向上へと繋がるのです。

メリット2:企業イメージの向上

有給休暇取得率が高いことは「有給休暇を申請しやすい風通しのよい職場環境である」「有給休暇を取得しても業務に支障をきたすことがないように管理されている」などといったプラスのイメージを持たれやすいものです。

転職サイトなどの企業紹介ページでは、企業の働きやすさをアピールするために「有給休暇取得率◯◯%」といったような従業員全体の有給休暇の消化率を明示しているケースが少なくありません。有給消化がどれくらいされているのかということは企業によって差があるため、求職者にとっては応募企業を選ぶ上での重要なポイントとなります。

単純にイメージではなくデータとして明示できるため、求職者へのアピールのみならず、各種助成金を申請する際にも有効です。

メリット3:離職率の低下

先にお伝えしたとおり、有給休暇は労働者の心身の疲労を回復すること、ゆとりある生活の保障を目的として付与されるものです。
しかし実際には疲労の回復のみならず、家庭のイベントなどその他プライベートな予定のために使われることも少なくありません。広い意味で捉えれば、ゆとりある生活のためのものと考えられるでしょう。

従業員にとって、心身共に健康な状態で働き続けられることは重要ですが、プライベートな時間との両立も同じように重要なことです。そして、プライベートも充実できる安定した職場に身を置けることは「長く働き続けたい」という意欲、離職率の低下へと繋がります。
さらに、離職率が低ければ人材不足に悩まされることもなくなるため、求人募集のために捻出する費用の削減にも繋がるのです。

4. 有給休暇を消化させないことによるデメリット

従業員が有給休暇を消化しなかったとしても、表面上は企業側にとって何らデメリットはないように思うかもしれません。

しかし、従業員に有給休暇を消化させないような環境を作ってしまうと、次のようなデメリットを感じることになると考えられます。

デメリット1:労働基準法違反になる

先にお伝えしたとおり、企業側は年5日は従業員に有給休暇を取得させなければなりません。しかし、もし年5日という最低限の有給休暇も取得させなかった場合は、労働基準法第120条によって30万円以下の罰金が科されることとなっています。

また、企業側にも取得日の変更を打診する権利はあるものの、企業側が従業員が指定した日に有給休暇の取得をさせなかった場合にも、労働基準法第119条により、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることとになっています。

なお、違反した場合、対象となる従業員1人ごとに罰則が科されます。

デメリット2:職場環境の悪化

有給消化をすることは従業員にとって当然の権利ですので、有給消化をさせないことは労働基準法に違反していることはもちろんのこと、「パワハラである」と指摘されても仕方がないといえます。

そもそも、従業員の間で「有給をとりたいと言い出しにくい」「有給をとることで評価に影響があるかもしれない」といった雰囲気がある職場は環境が良いとはいえないでしょう。

デメリット3:離職率の増加

従業員に有給消化をさせないということはつまり有給消化率も低くなることを意味します。有給消化率の高い企業とは反対に、有給消化率の低い企業は求職者からのイメージも悪く、在職中の従業員のモチベーションも下がるため離職率も高まると考えられるでしょう。

5. 従業員に有給消化させる効果的な3つの方法

企業側としては「有給消化をして欲しい」と考えていても、従業員が周囲に気を遣って積極的に有給消化をしようとしないというケースは少なくありません。

そこで、ここからは従業員に有給消化をさせるための効果的な方法をご紹介します。

方法1:計画的付与制度(計画年休)を活用する

計画的付与制度(計画年休)とは、必ず取得させなければならない年5日を超える部分の有給休暇の日数を、企業側が指定した期日に取得してもらうという制度のことをいいます。

例えば年末年始や夏季休暇のタイミングに有給休暇を取得してもらうことによって、長期休暇とするケースなどは多くの企業でみられます。なお、この制度を利用する場合には労使協定の締結と就業規則への記載が必要です。

方法2:時季指定を導入する

消化義務のある年5日の有給休暇については、労働基準法第39条第7項により、時季指定が可能です。時季指定とは、企業側が対象となる従業員に対して指定の日に有給消化するように指示することです。

ただし、時季指定を行う場合には事前に聴き取りを行うなどして可能な限り従業員の希望に沿う必要があります。また、時季指定を導入する場合には就業規則への記載も必要です。

方法3:半日単位での消化を可とする

業務内容や従業員の配置などによっては1日単位や連続での有給消化が難しいケースもあります。そのような場合には「午前休」「午後休」「時間休」といった形での有給消化を認める方法も有効です。

なお、半日単位での有給休暇の消化は、就業規則への記載が必要で、従業員が希望し企業側がそれを認めれば労使協定の締結は必要ありません。時間単位の有給休暇は労使協定を結び、就業規則に記載する必要がありますが、結んだ労使協定を労働基準監督署に提出する必要はありません。

ここで、ひとつ注意すべきなのは、半日単位の休暇も時間単位の休暇も有給休暇取得率向上には有効ですが、時間単位の有給休暇は取得義務のある5日にはカウントできないことです。取得義務のある5日にカウントできるのは1日単位の有給休暇と半日単位の有給休暇なので時間単位を含まないように注意しましょう。

6. 有給消化がしやすい職場づくりが好循環を生み出す

従業員が有給消化をすることは、一時的に労働力が減るため、企業側にとってデメリットのようにも思えますが、企業全体や将来的な視点で見ると実はメリットの方が多いといえます。そのため、従業員が有給休暇を取得できる体制を整えて、有給休暇を取得しても問題がないように生産性を上げることが重要です。

そもそも有給消化をすることは従業員にとって当然の権利です。従業員がその権利を有意義な形で行使できるよう、企業側は制度の導入や雰囲気づくりに積極的に取り組んでいきましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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