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出勤簿は手書きも可能!手書きするメリット・デメリットも解説

勤怠管理システム

2023.08.29

2023.08.29

出勤簿の作成は手書きでおこなうことも可能ですが、集計作業に時間がかかるうえ、在宅勤務やテレワークで働く方には対応しにくいです。従業員に対して、適正に自己申告をおこなうことなどについて十分な説明をおこなう必要もあるので、なるべく別の方法で管理をおこなうのが望ましいです。

1. 出勤簿とは?

出勤簿とは、従業員の出退勤の時間などが記載された帳簿のことです。従業員の労務管理をおこなうのに必要な書類であり、労働者名簿や賃金台帳と並んで「法定三帳簿」といわれています。

2. 手書きの出勤簿は違法?

結論からお伝えすると、出勤簿は手書きでの作成も可能であり、違法ではありません。

ただし手書きによる労働時間の管理は、自己申告制であることから、客観性を担保する必要があります。

労働安全衛生法の規定によると、手書きの出勤簿など自己申告制の管理方法を採用する場合には、下記の項目内容を講ずる必要があるため注意しましょう。

(2) やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合

① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な

運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと

② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把

握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働

時間の補正をすること

③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻

害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を

超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働

者等において慣習的に行われていないか確認すること

引用:労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン|厚生労働省

3. 出勤簿の手書きでの書き方について

ここからは、出勤簿を手書きで作成する際の書き方について解説します。

出勤簿のフォーマットや媒体は法律により定められておらず、基本的には自由に選択できます。

3-1. 出勤簿に必要な項目とは

出勤簿には、記録することが義務付けられている項目はありません。ただし、そもそも労働時間を把握するうえで従業員が出勤した時刻と退勤した時刻を記録しなくてはならないため、最低限その二つは必ず記載しましょう。

それ以外の項目については、企業が自由に項目を決められますが、賃金台帳に記載する内容にあわせて、以下の項目を記載しておくとよいでしょう。

  • 出勤日および出勤日数
  • 日別の労働時間数と始業・終業時刻と休憩時間
  • 時間外労働をおこなった日付・時刻・時間数
  • 休日出勤をおこなった日付・時刻・時間数
  • 深夜労働をおこなった日付・時刻・時間数

3-2.出勤簿の記載例

出勤簿を手書きで作成する場合、厚生労働省による記載例を参考にすることをおすすめします。

またWeb上では、出勤簿のテンプレートが複数公開されています。参考にする際には、自社にあった内容かを確認して利用するとよいでしょう。

4. 出勤簿を手書きするメリット

出勤簿を手書きするメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

  • 導入費用が抑えられる
  • システムなどの操作に習熟する必要がない

それぞれのメリットについて、説明します。

4-1. 導入費用が抑えられる

手書きの出勤簿の場合、紙と筆記用具さえあればすぐに導入できるので、導入費用を抑えられるのが大きなメリットです。勤怠管理用のシステムやアプリケーションを導入すると、それなりに費用がかかりますが、従業員の人数によってはそこまで大規模な導入は必要ない場合もあります。

規模のあまり大きくない会社の場合は、手書きの出勤簿から導入を始めるのがよいかもしれません。

4-2. システムなどの操作に習熟する必要がない

勤怠管理用のシステムやアプリケーションを導入すると、それらの操作に習熟する必要が出てきます。操作の難しさはシステムやアプリケーションによって変わりますが、新しい作業工程が増えるということ自体が、大きなストレスになることも十分考えられます。

その点、手書きで出勤簿を作成する場合は、新しいことを覚える必要はありませんし、直感的に分かりやすい作業なので、仕事の生産性が落ちることもないでしょう。

5. 出勤簿を手書きするデメリット

反対に出勤簿を手書きするデメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

  • 集計作業に時間がかかりミスが発生しやすい
  • 在宅勤務やテレワークに対応しにくい
  • 保存や管理がしづらい
  • 改ざんが発生しやすい

それぞれのデメリットについて、説明します。

5-1. 集計作業に時間がかかりミスが発生しやすい

出勤簿は1ヵ月ごとに集計する必要がありますが、システムやアプリケーションを利用している場合は、入力されたデータが自動的に集計されます。しかし、手書きで出勤簿を作成している場合は、自動的にデータが集計されることはないので、毎月手計算で集計作業をおこなわなければなりません。

従業員の数が多ければ集計作業にはかなりの時間がかかりますし、その分ミスも発生しやすくなります。

5-2. 在宅勤務やテレワークに対応しにくい

最近では働き方改革の推進などで、在宅勤務やテレワークといった働き方を導入している企業も増えてきています。ただしその場合、出社はしないため、出勤簿が手書きだと対応できないケースが多いです。

在宅勤務やテレワークといった働き方が難しく、基本的に従業員が出社して働くという場合は問題ありませんが、そうでない場合は別の方法での出勤簿作成を検討する必要があります。

5-3. 保存や管理がしづらい

出勤簿は5年間(現在は経過措置期間中のため3年間)は保存・管理しておくことが、労働基準法によって定められています。紙ベースの出勤簿の場合は、キャビネットなどを利用して保存・管理しておく必要がありますが、そのためにはコストもスペースも必要になります。

また、データで管理する場合とは異なり、紛失や消失してしまうと復元は困難ですし、経年劣化によって情報を読み取りにくくなるといったことも懸念されるでしょう。

5-4. 改ざんが発生しやすい

手書きによる出勤簿は、従業員や管理者による改ざんが生じやすいといえます。労働時間を改ざんすると、刑法第159条の「私文書偽造罪」、刑法第161条の2の「電磁的記録不正作出罪」として罪を問われる可能性があります。

「私文書偽造罪」においては、1年以下の懲役もしくは10万円以下の罰金、「電磁的記録不正作出」に関しては、5年以下の懲役または50万円以下の罰金が科される場合があります。

刑事事件へと発展すると、企業の信頼にも大きな影響を与えかねないため、改ざんが起きない仕組みづくりをおこなうことも重要です。

6. 出勤簿を手書きする場合の注意点

ここからは、出勤簿を手書きで作成・管理するうえであらかじめ押さえておくべき注意点について解説します。

今一度、自社の出勤簿が客観的記録に該当しているか確認しましょう。

6-1. 客観的記録であるか確認が必要

出勤簿は、使用者が従業員の始業・終業のタイミングを確認して記入しない限り、客観的記録とはいえません。

出勤簿を手書きする場合、基本的にその作業は従業員自身でおこなわれます。

ただ、そのようにして作成された出勤簿は客観的な記録とはいえないため、国は手書きでの出勤簿作成を推奨してはいません。どうしても手書きで出勤簿を作成しなければならない場合は、従業員に対して労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告をおこなうことなどについて十分な説明をおこなう必要があります。

また、従業員からの自己申告によって労働時間の把握をおこなう場合でも、使用者側で労働時間に関して、ある程度客観的なデータを有している場合もあります。

例えば、オフィスのある建物への入退館記録や、パソコンのログイン・ログアウト履歴のようなデータです。こういったデータから把握できる労働時間と、従業員自身が申告している労働時間に大きな乖離がある場合は、必要に応じて実態調査をおこない、場合によっては労働時間の補正をおこなう必要があります。このように、手書きで出勤簿を作成することにはデメリットも多いですし、注意点もあります。

そのため、なるべく手書きでの出勤簿作成は避けて、勤怠管理システム等を導入するのが賢明といえるでしょう。

6-2. 鉛筆を使った記入は改ざんの可能性があるため法に適していない

鉛筆による出勤簿の記入は、改ざんが容易となり、また発覚がしにくい側面をもつため法に適していないといえるでしょう。

勤怠情報の信憑性が薄れる事態を避け、適切な給与支払をおこなうためにも、鉛筆を用いた出勤簿の記入はおこなわないようにしましょう。

7. 出勤簿は手書きでの作成も可能だがデメリットや注意点が多い

出勤簿は従業員の労務管理をおこなうのに必要な書類で、手書きで作成しても問題ありません。

ただ、手書きの出勤簿は集計作業に時間がかかりミスも発生しやすく、在宅勤務やテレワークにも対応しにくいです。業務の効率化を考慮すると、出勤簿は手書きするのではなく、専用のシステムを利用して作成することをおすすめします。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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