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賃金台帳の保管期間は5年?7年?保管方法のルール・罰則内容を解説

勤怠管理システム

2024.03.08

2024.03.08

賃金台帳の保管期間は、労働基準法第109条によって5年間(経過措置で当面の間は3年間)と定められています。違反した場合は罰金が科せられることもあるため注意が必要です。賃金台帳の保管期間や保管方法、適切に管理しなかった場合の対処法などを解説します。

1. そもそも賃金台帳とは?

賃金台帳とは、従業員の毎月の給与の支給額や支給状況を記す帳簿を指します。

この賃金台帳は、作成義務だけではなく、一定期間にわたって適切に保管しておく必要があります。

2. 賃金台帳の保管期間は7年?5年?

賃金台帳の保管期間は、労働基準法第109条によって5年間と定められています。以前は3年間でしたが、2020年4月の法改正によって3年から5年へと延長されました。

ただし、当面の間の保管期間は3年間に据え置かれています。とはいえ、3年間というのはあくまでも経過措置であるため、将来的には5年間の保管が必要になるということは覚えておくべきでしょう。

また、賃金台帳のみの場合は保存期間は5年と設定されていますが、賃金台帳を源泉徴収簿と兼用している場合には、保存期間は7年となるため注意が必要です。

源泉徴収簿とは、月々の給与や賞与、社会保険料・雇用保険料などの源泉徴収額等を記載するものです。法律による作成義務はありませんが、所得税の算出に使用することが一般的です。

なお、保管期間の起算日は原則として「従業員の賃金を最後に記入した日」ですが、給与の支払日が最後に記入した日よりも後である場合は、給与の支払日が起算日となります。従業員ごとに賃金台帳を作成している場合は、従業員が退職した際に支払った給与を記載した日から換算しますが、従業員ごとではなく、例えば全従業員分の賃金を一つの賃金台帳にまとめて年度単位で締めて管理している場合には、年度末が「従業員の賃金を最後に記入した日」となります。

2-1. 出勤簿と賃金台帳は保存期間が異なる?法定三帳簿とは

出勤簿とは、従業員の労働時間や勤務状況を把握するための帳簿です。

出勤簿の保存期間は、賃金台帳とは少し異なり、労働者の最後の出勤日から5年間とされています(ただし当分の間は3年)。

「法定三帳簿」とは、労働者に関する重要な情報として、法律により作成・保管が義務化されている以下の3つの帳簿を指します。

  • 賃金台帳
  • 出勤簿
  • 労働者名簿

ちなみに労働者名簿とは、労働者の氏名・生年月日をはじめとする個人情報を管理するための帳簿です。労働者名簿の保存期間は、労働者の退職や解雇、死去日から5年間とされています。(ただし当分の間は3年)

3. 賃金台帳の保管方法

長期間にわたって保管する必要がある賃金台帳は、どのように管理すればよいのでしょうか。ここでは、賃金台帳の適切な保管方法について解説します。

3-1. 媒体は紙と電子データどちらでもよい

従業員の数が多い場合は特に、紙の書類で賃金台帳を作成・長期保管することが困難なケースもあるでしょう。結論からいえば、賃金台帳は紙と電子データどちらの媒体で保存しても問題ありません。

3-2. 必要に応じてすぐに閲覧・提出可能な状態で管理する

労働基準監督署などから賃金台帳の提出を求められた場合、企業は速やかに応じる必要があります。紙または電子データどちらの媒体で保管するかどうかに関わらず、要請があったときに必要情報をすぐに閲覧・提出できるような管理方法を整えておくことが大切です。

3-3. 事業場ごとに保管する

労働基準法108条の定めにより、賃金台帳は支店や営業所といった事業場ごとに保管する必要があります。例えば賃金台帳を本社で一括作成しているようなケースでは、各事業場で閲覧・印刷できるようなシステムを整える、帳簿やデータを配布するなどの対応が求められます。

4. 電子データで保管するときの注意点

賃金台帳を電子データで保管する際は、いくつか気をつけておくべきポイントがあります。

まず、賃金台帳を電子データで保管する場合は次の要件を満たす必要があります。

  • 法令で定められた要件を満たした書類を画面上に表示し、印字できる
  • 労働基準監督署による調査などの際、必要事項を速やかに明らかにでき、提出可能なシステムである
  • 誤って消去されない環境下で保存する
  • 長期にわたって保存が可能

また、セキュリティ面への配慮も重要です。保存義務のある情報を安全に管理するために、

  • IDやパスワードを設定する
  • アクセス権限を付与する
  • イントラネットを活用する

といった対策を講じ、セキュリティ確保に努めましょう。

参考:労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。|厚生労働省

5. 保管期間どおりに管理しなかった場合のリスクと対処法

賃金台帳の作成・保存は、事業者の義務です。5年間の保存(経過措置のあいだは3年保存)が必要な賃金台帳を保管期間どおりに管理しなかった場合は、労働基準法違反で30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。

ただし実際には、よほど悪質であるとみなされない限り、ただちに罰則が適用されるケースは少なく、一般的には、是正するよう労働基準監督署から是正勧告書が交付されます。

労働基準監督署による調査にあたり、賃金台帳の保管期間や作成内容に関する不備を見つけた場合は、正直に申告し指示に従いましょう。

是正を求められた際は、期日までに賃金台帳を正しく作成し、是正報告書とあわせて労働基準監督署に提出することになります。是正勧告に従わない場合、さらに厳しい指導や罰則の適用につながる恐れがあるため、注意が必要です。

また、賃金台帳の保管期間に関する知識があったとしても、適切に管理しなければ、保管が必要な期間内に誤って破棄してしまった、といったミスにもつながりかねません。不注意による破棄などのトラブルを防ぐためには、以下のような対処法が有効です。

5-1. 賃金台帳を更新した日付を記載しておく

賃金台帳の保管期間は「従業員の賃金を最後に記入した日」から起算します。そのため、最終記入日をしっかり把握しておくことが重要です。保存媒体に関わらず、最終更新日を記載しておくことで、「保存が必要な期間内の書類を勘違いによって処分してしまった」といったミスを防ぐことができます。

5-2. バックアップ体制を整えておく

電子データで賃金台帳を保管する場合、うっかりデータを削除してしまったり、データが壊れてしまったりするリスクもあります。そのため、もしものときに備えてバックアップ体制を整えておくと安心です。

5-3. アクセス権限の設定・マニュアルの作成

賃金台帳に詳しくない従業員が電子データを誤って削除したり、勝手に改ざんしたりすることのないよう、データへのアクセス権限を付与しておくこともひとつの手段です。賃金台帳に精通した管理者のみにアクセス権限を絞ることで、思わぬミスやトラブルを避けることができるでしょう。

6. 賃金台帳の保存期間に関連したよくある質問

ここからは、賃金台帳の保存期間に関してよくある疑問を紹介します。

タイムカードの保存期間や、日雇い社員の賃金台帳の保存期間について解説します。

6-1. タイムカードの保存期間は何年?

タイムカードは、従業員の出退勤時刻を記録するためのカードを指します。保存期間は、5年(当分の間は3年)となります。

なぜなら、タイムカードは労働基準法第109条で定められた「労働関係に関する重要な書類」に該当するためです。紙での保管は場所が取られるほか、すぐに取り出すことが難しい等のデメリットがあるため、勤怠管理システム等で電子化して管理すると便利です。

6-2. 日雇い社員も賃金台帳の保存は必要?

日雇い社員においても、賃金台帳の保存は必要であり、通常と同様に5年間の保管が義務化されています。

とはいえ、賃金台帳の必須記載項目は一部異なるため、詳細を確認したい場合には、下記記事をご活用ください。

7. 賃金台帳は保管期間を守って適切に管理しよう

賃金台帳を適切に保管することは、従業員を雇用するすべての事業者の義務です。労働基準法に違反した場合は、罰金が科せられることもあります。「従業員の賃金を最後に記入した日」から起算して5年間(当面の間は3年間)という保管期間をしっかり守るようにしましょう。

労働基準監督署などの調査で賃金台帳の提出を求められる可能性もあるため、必要に応じてすぐに閲覧・提出できる状態で管理しておくことが大切です。保管にあたっては、セキュリティ面にも十分注意しなければなりません。

また、誤って書類やデータを処分してしまうことのないよう、最終記入日を記録するほか、アクセス権限の付与やバックアップなどで管理システムを整えるといった対策を講じておくことがおすすめです。

賃金台帳に関する正しい知識を備えたうえで、適切な管理を心がけましょう。

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