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採用管理システムとは?導入すべき4つの理由や注意点を解説

採用管理システム(ATS)

2023.07.31

2023.07.31

採用管理システム(ATS)とは、採用活動のあらゆるプロセスを効率化し、応募から内定までのリードタイムを短縮できるITツールです。採用活動を効率化し、欲しい人材にリーチするためには、ITツールの導入が欠かせません。この記事では、採用管理システムの仕組みや導入すべき理由、運用開始までのプロセスを詳しく解説しております。ぜひ参考にしてください。

採用管理システムとは?採用活動を一元化・見える化

採用管理システム(ATS:Applicant Tracking System)とは、応募者の受付から採用者の決定までのすべてのプロセスを一元管理・見える化し、採用活動の生産性を高めるITツールです。

複数の求人媒体や就職情報サイトの運営や応募者の履歴書・エントリーシートの管理、面接・書類選考のスケジュール調整、内定後のフォローなど、企業の人事部門は多くの業務を抱えています。 また、好景気による有効求人倍率の上昇や、少子高齢社会の進展にともなう生産年齢人口の減少により、以前よりも自社にマッチした人材の確保が困難な時代になりつつあるといえるでしょう。

採用管理システムを導入すれば、1つの管理画面にすべての情報を集約でき、採用活動がスピードアップします。採用活動の結果が出ていない企業や、人事部門が人手不足の企業は、採用管理システムの導入が採用課題の解決に役立つでしょう。 ここでは、企業の採用活動にITツールが取り入れられはじめた経緯や、採用管理システムが持つ機能について解説します。

なぜExcelではダメなのか?採用管理システムの代表的な機能

なぜ、Excelやスプレッドシートではなく、採用管理システムのようなITツールの導入が望ましいのでしょうか。採用管理システムは従来のアナログ採用管理と違って、Excelやスプレッドシートの入力業務のような手作業が必要なく、採用プロセスの自動化・効率化が可能です。

採用管理システムは英語で「応募者追跡システム(Applicant Tracking System)」と呼ばれる通り、もともとは応募者の個人情報や採用活動の進捗状況といったデータを追跡し、社内でスムーズに情報共有をするためのサービスでした。しかし、最近の採用管理システムには、採用活動をさらに便利にするためのさまざまな機能が搭載されています。

採用プロセス できること
募集 ・求人情報や求人サイトの作成 ・複数の求人メディアの一元管理 ・自社の採用状況のレポート機能
書類選考 面接 ・応募者の履歴書やエントリーシートのペーパーレス化 ・面接や書類選考の日程調整やスケジュール管理 ・SNSでのメッセージ一斉送信機能 ・動画面接の実施に必要なアプリケーション
内定 入社後 ・内定者の合否やステータスの一元管理 ・内定者を対象としたWebセミナーの開催

 

こうした機能を活用することで、採用活動のあらゆるプロセスの工数を減らし、人事部門の生産性とスピード感を高められます。採用管理の効率化を目指すのであれば、採用管理システムの導入を検討しましょう。

採用管理システムの導入が進む2つの背景

なぜ、採用管理システムを導入する企業が増えているのでしょうか。ミック経済研究所の調べによると、人事領域のクラウドソリューションの市場規模は、年136.1%の成長率で急成長しています。 「採用管理クラウド(採用管理システム)」は、採用活動の一元管理・可視化や、オンライン面接の増加といったニーズを受け、大きく取扱高を伸ばしました。 採用管理システムの導入が進む理由は次の2点です。

  • 人手不足感が蔓延し、人材の売り手市場化が進んでいる
  • テクノロジーの進歩により、人事業務の大幅な効率化が可能になった

それぞれの理由について順に説明してます。まず、有効求人倍率の上昇により、根強い人手不足感が広がり、人材獲得競争がより激化した点が挙げられます。

正社員の有効求人倍率は、2009年から2018年にかけて9年連続で上昇しました。 新型コロナウイルス感染症の影響により、2020年8月の有効求人倍率は1.04倍と一時的に低減していますが、依然として有効求人数が有効求職者数を上回る状況が続いています。(※1)

労働力の売り手市場が進むなかで、自社にマッチする人材を確保するためには、採用活動の効率化とスピードアップが欠かせません。そのためのツールとして、採用管理システムが注目を集めています。 比較的コストがかからないクラウドサービス(SaaS)の普及や、人工知能(AI)やビッグデータの利活用が進むなど、テクノロジーの進歩も採用管理システムの普及につながっています。

AIやビッグデータを活用することで、どのように採用活動が変わるのでしょうか。 たとえば、人材紹介会社やダイレクトリクルーティングの採用効果を可視化し、自社の採用活動のKPIを客観的に評価するツールもあります。加熱する人材獲得競争を勝ち抜くには、採用管理システムの導入が欠かせません。 AI・クラウド・ビッグデータといったITを取り入れ、採用活動の一元化・見える化を進める必要があります。 (※1)

参考:一般職業紹介状況(令和2年8月分)について|厚生労働省

今すぐ採用管理システムを導入すべき4つの理由

これから採用管理システムを導入するメリットは、大きく分けて4つ存在します。ここでは、企業の採用活動を「中途採用もふくめて全般的におこなう場合」「新卒採用に特化する場合」「パート・アルバイト採用に注力」「リファラル採用に注力」の4つのニーズに分けたうえで、それぞれの採用フローにおけるメリットを解説していきます。

効果的な中途採用にはデータに基づく採用計画が必要

即戦力の確保や、自社にないスキル・ノウハウの獲得、退職者の穴埋めといった通年採用が基本の中途採用では、採用計画の精度が成否を分けます。「どのような人材を」「どれだけ」「いつまでに」採用するのかを中心に、KPIや数値目標を設定し、戦略的な採用を実施しなければなりません。

採用管理システムを導入することで、データに基づく客観的な採用計画の立案が可能です。たとえば、自社の選考・面接の通過率や、人材紹介サービスを経由した場合の採用率といったデータを可視化すれば、採用活動の現状把握が可能です。データに基づいて課題を洗い出すことで、KPIや数値目標を見直し、採用活動をさらに改善していくことができます。

新型コロナウイルス感染症の影響を受けて有効求人倍率が減少している今、採用管理システムで採用活動の見える化をおこない、戦略的な人材計画を立てることが大切です。

新卒採用のポイントは学生との出会いとコミュニケーション

新卒採用に特化した採用活動をおこなう場合、学生を対象とした採用母集団の形成が重要です。教員や学生と密なコミュニケーションを取り、強力な採用母集団をストックしていかなければなりません。 採用管理システムを導入すれば、学生との接触機会を増やし、多くの学生と出会うことが可能です。自社サイトだけでなく複数のSNSや就職情報サイトと連携して、学生の流入経路を増やし、応募意思の高い母集団を形成できます。

採用活動をスピードアップし、なるべく多くの学生に選考へ参加してもらい、採用の歩留まりを改善することも可能です。たとえば、学生の選考状況のデータベース化、面接スケジュールの自動管理、SNSを利用した採用結果の一斉配信といった機能を持つサービスが存在します。

また、スマホやタブレットを持つ学生が増えたことで、オンライン面接やWebセミナーの需要が増えました。新型コロナウイルス感染症の流行により、採用活動のオンライン化が進む今、オリジナルコンテンツの配信機能を持つ採用管理システムが活躍しています。 自社に興味を持つ学生を対象に、オンラインで面接や説明会を開催するといった施策をとることが可能です。

少子高齢化が進み、人材獲得競争が激化していくなかで、自社にマッチする採用母集団をストック化していくためには、採用管理システムの導入が必要です。

パート・アルバイト採用のコストや煩わしさはATSで解決できる

パート・アルバイトの採用課題が、採用活動の手間・コストの削減です。パート・アルバイト採用では、応募者を増やすため、複数の求人媒体を同時に運用するのが一般的です。しかし、求人媒体ごとに個別の管理画面で運用していると、手間も時間もかかります。 求人媒体によってどれだけの採用成果が出ているかもわからず、ムダな採用コストが発生しているケースもあります。

採用管理システムはIndeedをはじめとした複数の求人媒体をひとつの管理画面に集約し、それぞれの媒体別の応募率・採用率を客観的なデータで見える化できます。アルバイト採用業務を大幅に効率化し、採用コストの最適化が可能です。

また、一度退職・不採用者となったものの、継続的に働く意思がある「退職者データベース」を作成できる採用管理システムもあります。急な欠員が発生した場合でも、退職者や不採用者を中心に声がけをおこない、採用コストをかけず動的な人員補充が可能です。

求人サイトの一元管理や、採用コストの最適化、柔軟な欠員補充といった点に魅力を感じ、採用管理システムをパート・アルバイト採用に活用するケースが増えています。

リファラル採用は社内の情報共有が物を言う

既存の社員に優秀な人材を紹介してもらうリファラル採用では、社内で迅速に情報共有ができる仕組みをつくる必要があります。紹介者である社員が企業の経営ビジョンや求める人物像を理解していなければ、場当たり的な人員補充にとどまり、本当に欲しい人材の獲得につながりません。 そのため、リファラル採用に注力する企業は、専用のITツールを導入するのが一般的です。

採用管理システムを導入することで、スマートフォンや携帯電話といったモバイル端末を通じ、リクルーターにいつでも簡単に採用候補となる人材を紹介してもらえます。 専用のプラットフォームを通じ、どの募集ポジションが足りていないか、どのような人材を欲しているか、採用候補者に対しどのように企業の魅力を伝えてほしいかなど、リファラル採用の成否を分ける情報を迅速に共有できます。リファラル採用に取り組みたい企業は、社内の情報共有を迅速化する採用管理システムを導入しましょう。

採用管理システムを導入する際の3つの注意点

ただ採用管理システムを導入するだけでは、高い採用効果を実感できません。採用管理システムの導入にあたっては、次の3つのポイントに注意しましょう。

企業・応募者にとって使い勝手がいいかどうか

採用業務の効率化を達成するには、サービスの使い勝手や操作性、管理画面のユーザーインターフェース(UI)の見やすさが重要です。「ソフトウェアのレスポンスが重い」「採用サイトを作りにくい」「スマホやタブレットでの閲覧に対応していない」などと使用感が悪ければ、採用管理システムを導入しても効果を実感できません。 採用管理システムによってはチャット機能やコミュニケーション機能が用意され、企業の人事担当者だけでなく、一般の学生や採用候補者も使用できるサービスがあります。せっかく採用管理システムを導入しても、一般ユーザーにとって使い勝手が悪かったり、使用にストレスを感じたりするようなサービスであれば、かえって採用効果が減少してしまう可能性もあります。 サービスの使い勝手を確かめたい場合は、初期費用が無料のサービスや、トライアル期間が設定されたサービスを選び、実際にサービスに触れてみましょう。

採用担当者の目線だけでなく、応募者の目線に立って採用管理システムを導入することが大切です。

ほかのシステムと連携できるかどうか

すでに人事管理システム(HRMS)などを導入している場合は、既存のシステムと連携しやすいかどうかも確認しましょう。

さまざまなサービスと連携できる採用管理システムなら、業務効率化をさらに推し進められます。 たとえば、Slackをはじめとしたコミュニケーションツールや、LINEなどのSNS、カレンダーアプリといった周辺サービスと連携し、互いにデータを同期することで、採用業務のスピードアップが可能です。

あらかじめ「自社の採用活動に必要な機能はなにか」を洗い出しておくことで、ソフトウェアを選定しやすくなります。

ソフトウェアの情報セキュリティ面にも注意しよう

採用管理システムの多くは、応募者の履歴書やエントリーシートのような個人情報を取り扱います。サイバー攻撃、不正アクセス、標的型攻撃、内部不正による不正ログインなどにより、個人情報の漏えいが発生すると、企業のブランドが失墜することにもなりかねません。

情報処理推進機構(IPA)の「情報セキュリティ10大脅威 2020」によると、2019年度の情報セキュリティ事故でもっとも重大な脅威となったのが、特定の企業や組織を狙い、個人情報や機密情報を盗み取る「標的型攻撃による機密情報の窃取」でした。

第2位は組織関係者の個人情報・機密情報の持ち出しなどの「内部不正による情報漏えい」、第8位にはインターネット上のサービスの脆弱性を突き、個人情報を盗み取る「インターネット上のサービスからの個人情報の窃取」がランクインしています。(※2)

採用管理システムの脆弱性を利用し、悪意のある第三者に個人情報や機密情報を窃取されないためには、情報セキュリティ対策に優れたソフトウェアを選ぶ必要があります。採用候補者の個人情報を守るため、次の4つの点に着目してサービスを選びましょう。

  • 通信ネットワークがSSLによって暗号化されているか
  • ログイン記録の監視など、不正ログイン対策がとられているか
  • プライバシーマーク(Pマーク)やISMSマークを取得した製品か
  • 定期的にデータのバックアップを取得し、万が一セキュリティ事故が発生した際にすぐに復元できるか

採用管理システムの導入にあたっては、ソフトウェアの機能性や使い勝手だけでなく、セキュリティ対策に優れた製品かどうかを必ずチェックしましょう。 (※2)

参考: セキュリティ10大脅威 2020|IPA 独立行政法人 情報処理推進機構

採用管理システムの導入に向けた4つのステップ

採用管理システムの導入にあたっては、あらかじめシステム導入の是非をよく検討し、自社の採用ニーズや企業規模に合った製品を選ぶことが大切です。これから採用管理システムを導入する場合は、次の4つの導入ステップを意識しましょう。

まずは自社の採用活動の棚卸しをおこない、採用管理システム導入の是非を問う

まずはこれまでの採用活動の振り返りをおこない、採用フローを可視化して、本当に採用管理システムが必要かどうか検討しましょう。自社に採用活動に欠けていたものを洗い出すことで、採用管理システムに求める要件が見えてきます。

また、自社の企業規模に合わせた採用管理システムを選ぶことも大切です。たとえば、年間数名程度の通年採用しかおこなわないのであれば、大規模な採用管理システムは必要ありません。

一方、採用人数が多い企業であれば、採用活動に必要な機能がすべてパッケージングされ、ワンストップで使える採用管理システムがあると便利です。 採用計画を立て、採用人数や採用目的に合うサービスを選びましょう。

クラウドか、オンプレミスかを選ぼう

採用管理システムには、インターネット環境があればいつでもどこでも利用できる「クラウド型サービス」と、専用のサーバーやソフトウェアを用意し、社内でシステム設計をおこなう「オンプレミス型サービス」の2種類があります。

サービス形態 メリット
クラウド ・スマホやタブレットでいつでもどこでも利用できる ・スピーディに導入でき、すぐに採用効果を実感できる ・月額料金制を採用しているため、初期費用を抑えられる
オンプレミス ・自社サーバーが必要だが、システム設計の自由度が高い ・厳重なセキュリティ対策が可能で、個人情報や機密情報を漏洩させない

 

近年の採用管理システムはクラウド型のサービスが主流ですが、システム設計の自由度が高いオンプレミス型のサービスも活躍しています。どちらも一長一短があるため、採用活動のニーズや企業規模に合わせ、最適なサービス形態を選びましょう。

運用ポリシーを作成し、システムの使い方を周知徹底しよう

採用管理システムをせっかく導入しても、正しい運用がされなければ、業務効率化につながりません。自社に合う製品を選定したら、採用管理システムの運用ポリシーを策定し、システムの運用方法や運用時の注意点を広く周知徹底しましょう。

明確な運用ルールがなければ、かえって業務の「スパゲティ化」を引き起こし、採用プロセスを煩雑なものにしてしまいます。採用管理システムの導入にあたっては、必ず運用フローを作成し、採用担当者を中心として周知徹底を実施しましょう。

システムトライアルをおこない、フィードバックを吟味しよう

自社に合いそうな製品を見つけたら、まずはシステムトライアルを実施しましょう。システムの機能や操作性を実際に使って評価し、現場からのフィードバックを受け取って、人事業務の効率化につながっているかを吟味することが大切です。応募率や採用率などのKPIを設定し、採用管理システムの導入効果を数値化するのが理想的です。

採用管理システムの種類は?採用目的ごとに解説

採用管理システムとひとことで言っても、採用目的によって向き・不向きがあります。採用管理システムの違いを知り、ニーズに合った製品を選ばなければなりません。採用管理システムには、中途採用、新卒採用、アルバイト採用、リファラル採用の4つのカテゴリーがあります。ここでは、個々の採用管理システムにどのような機能があるかを解説します。

中途採用をふくめ幅広く活用できる採用管理システム

幅広い採用活動に使えるのが、多機能タイプの採用管理システムです。中途採用や通年採用はもちろん、新卒採用、パート・アルバイト採用など、さまざまな採用フローで役立ちます。このタイプの採用管理システムには次のような機能があります。

採用プロセス できること
募集 ・求人サイトの作成やデザインの補助機能 ・応募してきた学生や採用候補者のデータベース化 ・人材紹介サービスへの紹介依頼
書類選考 面接 ・面接や書類選考の日程の自動リマインド機能 ・「選考中」「面接予定あり」などの採用候補者のステータス分け
内定 入社後 ・内定者フォローの進捗状況の管理 ・採用活動を振り返り、求人広告や求人媒体の効果を測定する機能

 

さまざまな機能を持つ採用管理システムがあるため、自社の採用フローを事前に見直し、本当に必要なサービスを選ぶことが大切です。多機能タイプの採用管理システムは、クラウド型のサービスが多く、初期費用を安く抑えられるのも特徴です。新卒採用、アルバイト採用、リファラル採用などに特化せず、幅広く採用活動をおこないたい場合は、こちらのタイプの採用管理システムがおすすめです。

新卒採用に特化し、学生や教員との関係構築に役立つ採用管理システム

新卒採用を重点的に強化したい場合は、学生・教員との関係構築に特化した採用管理システムを選びましょう。このタイプの採用管理システムには次のような機能があります。

採用プロセス できること
募集 ・専門のコンサルタントと連携し、大学訪問を依頼する機能 ・複数の就職情報サイトのデータを取り込み、採用母集団をストック化する機能 ・採用母集団をスクリーニングし、優秀な人材をセグメント化する機能 ・履歴書やエントリーシートのインポート、エクスポート機能
書類選考 面接 ・学生ごとにマイページを作成し、データベース化 ・ES、履歴書、適性検査の評価を一括で更新・編集 ・LINEやSlackなどを活用したコミュニケーション機能
内定 入社後 ・内定者や新入社員と交流し、フォローアップできるプラットホームの提供 ・内定者向けのオリジナルコンテンツを配信する機能

 

新卒採用を強化するには、採用母集団の形成が必要です。採用管理システムの導入によって採用母集団の形成を目指しましょう。新卒採用に向けて、学生や教員との接点を強化したい場合は、このタイプの採用管理システムが向いています。

アルバイト採用に特化し、求人媒体の一元管理が可能な採用管理システム

アルバイト採用に特化した採用管理システムも多数存在しています。このタイプの採用管理システムは、1つの管理画面内で、複数の求人媒体の一元管理が可能です。

  • 複数の求人媒体の運用を1つの管理画面で実施できる
  • アルバイト求人情報のSEO対策を実施し、検索上位に表示されるようにする
  • 応募者対応が難しい時間帯でも面接を自動受付し、スケジューリングをおこなう
  • 求人媒体ごとの応募状況や採用状況をリアルタイムに可視化する
  • 求人媒体ごとの採用効果を測定し、予算配分を最適化する

また、アルバイト採用に特化した採用管理システムには、「退職者データベース」の作成が可能な製品もあります。退職者や不採用者をリストアップし、欠員が生じた際に声がけすることで、採用コストをかけずに柔軟な人員補充が可能です。パート、アルバイトの採用を強化したい場合は、このタイプの採用管理システムを導入しましょう。

リファラル採用に役立つプラットフォームを提供する採用管理システム

リファラル採用に特化した採用管理システムには、社員紹介に便利なプラットフォームや、社内ですばやく情報共有できる仕組みが備わっています。

  • 募集中の職種やポジションのリアルタイム情報共有
  • 紹介者数が多い社員のランキング表示
  • 紹介期限に向けたリマインドメールの送信
  • 社員個別のマイページを作成し、紹介状況を可視化する
  • SNSと連携し、気軽に友人や知り合いを紹介できるプラットフォームの提供

このタイプの採用管理システムには、部署間の情報共有に役立つコミュニケーション機能が備わっています。自社とのマッチ度が高く、長く活躍してもらえる人材の獲得に向けて、リファラルリクルーティングに強い採用管理システムを導入しましょう。

自社に合った採用管理システムを選ぶ4つの比較ポイント

採用管理システムを選ぶときに比較すべきポイントは、大きく分けて4つあります。次の4つの観点から、サービスの機能や使い勝手を見極めましょう。

 

求人情報や求人サイトを手軽に編集できるか

採用管理システムの多くは、求人情報の更新や、求人サイトの作成を補助する機能が備わっています。求人情報サイトの運営や、自社サイトでのリクルーティングをおこないたい場合は、この観点でサービスを比較しましょう。管理画面やサイト作成画面の読み込み速度が早く、使い勝手がよい採用管理システムが理想的です。

また、求人情報や求人サイトは採用担当者だけでなく、学生や採用候補者も閲覧します。「応募者にとってどのように見えるか」という観点を持ち、求人サイトのUIやデザインも評価しましょう。学生の多くはスマートフォンやタブレットを所持しているため、PC以外のデバイスに対応しているかどうかも重要な比較ポイントです。

進捗管理機能やスケジュール管理機能が優れているか

新卒採用、中途採用、パート・アルバイト採用、リファラル採用のいずれの場合も使うのが、進捗管理機能やスケジュール管理機能です。

「ドラッグ&ドロップを始めとした直感的な操作ができるか」「見やすくわかりやすいUIかどうか」など、実際に採用管理システムを運用してみて、ソフトウェアの使用感をチェックしましょう。 デモ画面を用いた無料体験期間や、購入後一定のトライアル期間が設定されている採用管理システムであれば、余計なコストをかけずに使用感を試せます。

応募者のデータ管理やデータインポートが便利か

採用管理システムの使い勝手に大きく影響するのが、大量のデータをインポート、エクスポートする際のレスポンスです。

ITツールを用いた新卒採用や中途採用では、大量の履歴書・職務経歴書・エントリーシートなどを電子化し、データベースシステムで管理するのが一般的です。

数十名分のCSVファイルをインポートするだけでも、ソフトウェアの処理能力によっては時間がかかります。データベースの読み取り処理に時間がかかると、その分だけ作業工数がかかり、業務効率化につながりません。採用管理システムのデータ抽出機能やインポート機能のレスポンスをチェックしましょう。

ニーズに合ったコミュニケーション機能があるか

採用管理システムには、メールやメッセージを送る機能はもちろん、SNSと連携できる機能や、ビジネスチャットツールと連携できる機能など、さまざまなコミュニケーション機能が用意されています。 どのような年齢や経歴を持つ採用母集団をターゲットとするかによって、最適なコミュニケーション手段は変わってきます。

たとえば、スマートフォンやタブレットの所持率が高い学生や第二新卒が採用ターゲットであれば、LINEやTwitterなどのSNSと連携したコミュニケーション機能があると便利です。

どのような属性の採用母集団がターゲットなのか、どのような手段でコミュニケーションを取りたいかを事前に確認し、要件に合うサービスを選びましょう。

採用管理システムを導入し、採用活動の一元化・見える化を

採用管理システムは、募集・書類選考・面接・内定・入社後のすべてのプロセスを効率化し、採用活動をスピードアップするためのツールです。履歴書・エントリーシートなどのペーパーレス化や、スマホやタブレットでのスケジュール管理、学生や採用候補者との円滑なコミュニケーションの実現により、企業の採用活動が大幅にスピードアップします。

有効求人倍率が上昇をつづけ、人材獲得競争が激化している今、ITツールを賢く活用できるかどうかが採用活動の成否を分けます。採用活動が結果に結びついていない企業や、人事部門が人手不足に陥っている企業は、採用管理システムの導入が解決策になりえます。採用管理システムを導入し、採用活動の一元化・見える化に取り組みましょう。

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