無料で使える名刺管理アプリ6選|安全性や注意点も解説!

名刺管理アプリのなかには、無料で利用できるものもあります。無料の名刺管理アプリは手軽に名刺管理アプリを導入できるメリットがありますが、一方で名刺管理アプリを選ぶ際には注意が必要です。この記事では、無料の名刺管理アプリを選ぶ際のポイントを紹介します。

名刺管理を無料でおこなう2つの方法

名刺と女性
©GaudiLab – shutterstock

名刺に記載されている情報は大切な顧客情報の1つですが、枚数が増えるほど管理が大変になってくるでしょう。名刺の管理ができていないと毎回大量の名刺から必要な情報を探し出すのに時間がかるうえ、紛失のリスクも高まります。
ここでは、適切な名刺管理を無料でおこなう方法として2つ紹介します。

①Excelやスプレッドシートの活用

Excelは、日々の業務のなかでも活用している人が多いツールでしょう。そんなExcelで名刺管理をすることができます。表や数字の管理に長けているツールのため、表を作成し、項目や関数を設定して名刺情報を打ち込むのが良いでしょう。
ただし、手作業の入力が比較的多く必要なためそういった工程が面倒くさく感じてしまうこともあるかもしれません。

関連記事:エクセルで名刺管理する方法は?自作でシートを作成する手順を解説!

②無料の名刺管理ソフト・アプリをダウンロード

Excelよりも管理の手間が減らせるのが名刺管理ソフト・アプリです。スキャナ機能がついていれば、名刺の画像を読み込み自動でデータ化してくれます。また、スマートフォンやタブレット対応していれば、社内外問わず名刺を見ることが可能です。ほかにも顧客管理システムと連携できるものもあるため、名刺の情報を最大限に活用することができるでしょう。

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとは、名刺情報を電子データとして管理できるツールです。名刺管理アプリを使えば、簡単に名刺情報を管理・検索・共有することができます。たとえば、名刺をスキャン・撮影して入力の手間なしに名刺情報を登録したり、URLやQRコードを使ってオンラインで名刺交換したりすることができます。また、社内で名刺情報を共有し、情報連携や営業活動の効率化を図ることが可能です。

無料の名刺管理アプリのメリット・デメリット

無料の名刺管理アプリを利用する一番のメリットは、やはり導入コストを抑えることができる点でしょう。無料の名刺管理の場合、登録できるデータの上限や機能に制限がある場合もありますが、個人や小規模チームでの利用であれば十分利用することは可能です。

一方、無料の名刺管理アプリのデメリットは、有料の名刺管理アプリに比べて、セキュリティ面での不安があることです。名刺管理アプリには大量の取引先情報を登録することになるため、セキュリティは重要です。セキュリティ対策のないアプリを使うと、情報漏洩や不正アクセスなどの危険性が高まります。無料であっても一定のセキュリティ対策が施されている名刺管理アプリもあるため、アプリを選ぶ際に見極める必要があります。

無料の名刺管理アプリ選びのポイント

ここまで、無料の名刺管理アプリのメリット・デメリットについて紹介してきました。次に、名刺管理アプリを選ぶ際に気を付けたいポイントを紹介します。

名刺管理数に制限はないか

上述したように無料で提供されている名刺管理アプリは多くありますが、無料サービスがゆえに名刺の登録枚数や保存期間、利用できる機能に制限がある場合があります。あまりにも登録したい名刺枚数が多い場合や日常の業務で不便と感じる部分が多い場合は、有料プランに乗り換えるのも方法の1つでしょう。なかには、無料プラン使用時に読み込んだデータをそのまま引き継げるものもあります。

マルチデバイスに対応しているか

名刺管理アプリを導入する場合は、マルチデバイスに対応したアプリが便利です。PCだけでなく、iPhoneやAndroid端末などのデバイスに対応した名刺管理アプリなら、スマートフォンで撮影した名刺データをパソコンに移し、PC上で整理するなど柔軟な使い方が可能です。
また、オンライン名刺をモバイルアプリから送ることもできるため、商談や展示会の際に紙の名刺を使わず、その場ですばやく名刺交換できます。まずは、導入予定の名刺管理アプリがマルチデバイスに対応しているかどうか確認しましょう。

名刺データをスムーズに共有できるか

名刺データを部署やチームで共有すれば、名刺の山に埋もれていた顧客情報を「見える化」し、顧客接点の強化につなげることができます。名刺管理アプリを選ぶときは「クラウドで名刺データを共有できる」「外出先でも名刺データを閲覧できる」など、名刺データを手軽に共有できる機能があるかどうかが重要です。なお、アプリによっては利用可能なユーザー数が制限され、名刺データの共有が難しいケースもあります。名刺データを共有し、営業活動や顧客管理に役立てたい場合は、法人向けの名刺管理サービスも検討しましょう。

セキュリティ体制は問題ないか

名刺には大切な顧客情報が載っています。そのため、名刺の情報が漏洩してしまうと大きな問題になってしまいます。そういった事態を防ぐために、無料の名刺管理アプリを利用する際にもセキュリティ対策をしっかり確認しておくことが重要です。具体的には、IP制限がかけられたり、プライバシーマークがついていたりするものを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策については、次でも詳しく解説します。

無料の名刺管理アプリは安全?3つのチェックポイント

顧客から預かった名刺は、大切な「個人情報」です。もし、スキャンした名刺データが漏洩した場合、取引先からの信用を失う恐れがあります。無料の名刺管理アプリを導入するときは「セキュリティ対策」に着目しましょう。

1.プライバシーマークを取得済みの事業者か

プライバシーマーク制度とは、個人情報を取り扱う事業者が、日本産業規格のJIS Q 15001に基づき、適切な個人情報の管理体制をとっているかを評価するための制度です。

事業者がプライバシーマークを取得するためには、個人情報保護法などの法令やガイドラインを遵守するだけでなく、高レベルの個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を整備し、運用しなければなりません。

そのため、名刺管理アプリを選定する際には、運営会社がプライバシーマークを取得しているかどうかを確認しましょう。

2.ユーザーのアクセス管理が可能か

アクセス管理とは、名刺管理サービスに外部の人間がアクセスできないよう、ユーザーのアクセス権限を制御する機能のことを指します。代表的なものが、「IPアドレス制限」です。

名刺管理サービスにアクセス可能なIPアドレスをあらかじめ制限することで、不正アクセスや不正ログインを防ぐことができます。

なお、無料の名刺管理アプリを利用する際は、インストールする前に利用規約などを必ず確認しましょう。運営会社が取得する情報の種類や、保有データの扱いなど、プライバシーポリシーを確認したうえで、利用を開始することが重要です。

3.データ通信が暗号化されているか

名刺データをやりとりする際のデータ通信が暗号化されているかどうかも重要なポイントです。
データ通信が暗号化されていない場合、悪意のある第三者にデータを復号化され、顧客情報の詐取や改ざんなどの被害に遭う恐れがあります。

名刺管理サービスの多くは、インターネット経由で利用するクラウドサービスのため、これらのリスクが高い状態にあります。名刺管理サービスを選ぶときは、運営会社のホームページなどを事前にチェックし、通信がSSLやHTTPSなどの技術で暗号化されているかどうかを確認しましょう。

無料で利用できる名刺管理アプリ6選|PCやスマートフォンに対応

初めて名刺管理アプリを導入する場合は、まずは無料のアプリからスタートするのがおすすめです。
ここでは、無料で利用できる名刺管理アプリのうち、PCやスマートフォンで使えるマルチデバイス対応のアプリを6つ紹介します。

1.名刺をすばやく正確にデータ化できる「Eight」

EightのHP

Eightは、Sansan社が運営する名刺管理サービスです。Eightには、次の2つの特徴があります。

  • 人工知能とオペレーターの手入力を組み合わせ、スキャンの精度とスピードを両立できる
  • Eightのアプリ上でビジネスパートナーとつながり、相手の近況情報がリアルタイムに反映される

Eightは人工知能とオペレーターの手入力を組み合わせ、名刺データをすばやく正確にスキャンできる名刺管理アプリです。データ化した名刺情報は名前・会社名はもちろん、部署・役職などでも検索できるようになります。タグを使い、グループ分けすることも可能です。

名刺データをExcelに出力する場合は有料プランへの変更が必要ですが、無料でも多くの機能が使える名刺管理アプリです。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
無制限 無制限 Web、iOS、Android
 

2.LINEと連携し、手軽に名刺データを共有できる「myBridge」

mybridgeのHP

myBridgeは、LINE社が運営する名刺管理サービスです。
myBridgeには、次の2つの特徴があります。

  • LINEと連携し、トーク画面から名刺データを手軽に共有できる
  • 名刺データを外部サービスと連携でき、Googleのアドレス帳への保存や、Excelファイルでの出力も可能

myBridgeは、LINE社が運営する名刺管理サービスのため、LINEのトーク画面から名刺データを手軽に共有できるのが魅力です。また、外部サービスとの連携機能にも優れ、Googleのアドレス帳とのデータ連携ができるほか、無料プランでも名刺データをExcelファイルでエクスポートできます。

すでにほかの名刺管理サービスを導入しているケースでも、簡単に名刺データの移行が可能です。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
無制限 Web、iOS、Android

 

3.大量の名刺をすばやくスキャンできる「Wantedly People」

Wantedly PeopleのHP

Wantedly Peopleは、ウォンテッドリー社が運営する名刺管理サービスです。
Wantedly Peopleには、次の2つの特徴があります。

  • 一度に10枚までの名刺をスキャンでき、大量の名刺もすばやくデータ化できる
  • 会社訪問サービス「Wantedly Visit」との同期によって、プロフィールに登録されている職歴や学歴、SNSアカウント情報などが反映される

Wantedly Peopleは、スマホやタブレットのカメラ機能を使い、同時に10枚までの名刺を一度にスキャンできるのが特徴の名刺管理アプリです。人工知能が学習するため、名刺をスキャンするたびに読み取り精度が向上します。

また、会社訪問サービス「Wantedly Visit」のプロフィールと連動することで、オンライン名刺のやりとりを起点とした、ビジネスパートナーとのマッチングも可能です。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
Web、iOS、Android
同時に10枚まで可能

4.名刺データを安全に管理できる「名刺ファイリングCLOUD」

名刺ファイリングCLOUDのHP

名刺ファイリングCLOUDは、NTTデータNJK社が運営する名刺管理サービスです。
名刺ファイリングCLOUDには、次の2つの特徴があります。

  • 端末に名刺データを残さないため、名刺データが漏えいするリスクを最小限に抑えられる
  • 名刺データを登録すると、ワンクリックで顧客へのメールや電話発信、地図検索といった機能が使える

名刺ファイリングCLOUDは、端末に名刺データを残さないセキュアなシステム設計のため、セキュリティ対策に優れています。

名刺データの画面から、そのままメール送信や電話発信ができるため、外出先でも顧客に連絡をおこなうことができます。100枚までは無料で名刺が登録できますが、名刺登録枚数が100枚を超える場合は有料プランへのアップグレードが必要です。

また、複数ユーザーでデータを共有したい場合は、モバイルトークンを追加するか、もしくはグループアカウントを作成しなければなりません。いずれも有料です。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
100枚 Web、iOS、Android

5.多言語に対応し、海外顧客の名刺もデータ化できる「ABBYY Business Card Reader」

ABBYY Business Card ReaderのHP

ABBYY Business Card Readerは、ABBYYジャパン社が運営する名刺管理サービスです。
ABBYY Business Card Readerには、次の2つの特徴があります。

  • 日本語を含む25言語に対応し、海外の顧客の名刺データもすばやくスキャンできる
  • 営業支援システム(SFA)のSalesforceなど、外部サービスとの連携も可能

ABBYY Business Card Readerは、日本語だけでなく、さまざまな言語に対応した名刺管理アプリで、名刺1枚につき同時に3言語までスキャンできます。そのため、海外の顧客を抱えるグローバル企業にぴったりの名刺管理サービスです。

ただし、無料プランでは10枚までの名刺データしか登録できません。それ以上の枚数の名刺データを管理したい場合は、別途BCR Premiumへのプラン変更が必要です。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
10枚 Web、iOS、Android

6.名刺データをパスコードで保護できる「やさしく名刺ファイリングMobile FREE」

やさしく名刺ファイリングMobile FREEのHP

やさしく名刺ファイリングMobile FREEは、NTTデータNJK社が運営する名刺管理サービスです。
やさしく名刺ファイリングMobile FREEには、次の2つの特徴があります。

  • 高精度な文字認識技術(OCR)で、氏名、社名、住所などの名刺情報をすばやくデータベース化できる
  • 名刺データのパスコード機能により、大切な個人情報を守れる

やさしく名刺ファイリングMobile FREEは、高精度な文字認識機能(OCR)により、カメラで撮影した名刺情報をすばやくデータ化できる名刺管理アプリです。名刺データを1枚ずつ修正しながら登録できるモードと、複数枚を自動登録するモードが使用できます。修正時は、名刺の一部分だけ再認識させることも可能なので、手間がかかりません。

また、名刺データにはパスコードを設定でき、第三者による不正な閲覧を防ぎます。

なお、無料プランは10枚までの名刺データしか登録できず、機能も一部制限されるため、注意が必要です。

保存期間 名刺の登録枚数 対応端末 撮影スキャン機能 名刺ごとにメモ機能 着信時の名前表示機能 Excelデータに出力機能
10枚 Web、iOS、Android

正しく安全な名刺管理をおこなおう!

今回は無料で利用できる名刺管理ソフトやアプリを6つ紹介しました。無料でも充分な機能を備えているサービスはたくさんあります。管理する名刺の枚数が増えた場合や、よりセキュリティや機能にこだわりたい場合は、有料の名刺管理ソフト・アプリの導入を検討してみても良いかもしれません。

今回紹介したサービス以外にも多くの名刺管理ソフト・アプリがあります。有料サービスやより多くのサービスから選びたい方はぜひこちらの記事もチェックしてみてください。

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