「ホットプロファイル」は、名刺管理に営業支援システムが付加したクラウド型名刺管理ツールです。名刺データを管理するだけのツールには終わらず、営業活動の効率化、売上げ向上も期待できるツールです。本記事では、ホットプロファイルの特徴や価格、機能について詳しく解説します。
ホットプロファイルとは
ホットプロファイルは、業種や業態・規模を問わず、1500社以上の企業で利用されているクラウド型名刺管理ツールです。「ITreview Grid Award 2021 Summer」では、名刺管理部門・SFA部門において4期連続受賞を受賞しています。
名刺管理、マーケティングおよび営業支援が連動した網羅的なシステムとなっており、それぞれの機能ごとでの連携の手間が省けるため、営業活動の効率化が促進され、現場の売上げ向上が期待されます。
名刺データとして取り込む情報は、手持ちのスキャナーやスマートフォンのカメラなど、身近にあるものが活用できるため、わざわざ特別な機材を導入する必要もありません。スキャンした名刺データは、顧客データベースとして自動構築されるため、低コストでありながら、効率的な営業活動が可能となります。
また、自社サイトへの来訪者状況や顧客へ送信したメールの開封状況が確認できるため、見込み客への適切なアプローチも実現できます。顧客との商談状況を管理している名刺データと関連付けることができるため、バラバラになりがちな情報を一つの画面に集約して表示することも可能です。
これらの機能により、名刺を利用した包括的な営業支援をおこなえます。名刺データの管理だけにとどまらず、営業組織の強化や生産性のアップが期待できるツールであるというのが、ホットプロファイルの強みといえるでしょう。
ホットプロファイルの特徴
ホットプロファイルには、次の5つの特徴が挙げられます。
- スキャナー・スマホを利用して手軽に名刺をスキャンできる
- 名刺情報とともに営業活動報告や商談の状況も管理できる
- 見込み客をピンポイントに見つけて営業機会を逃さない
- 拡張性が高く他社サービスと連携できる
- 万全のセキュリティ対策で安心して利用できる
以下で詳しく説明します。
1. スキャナー・スマホを利用して手軽に名刺をスキャンできる
ホットプロファイルでは、スキャナーやスマートフォンのカメラを利用して手軽に名刺画像をスキャンできるため、特別な装置を準備することなくデータ化することができます。
読み込まれたデータは、専任のオペレーターにより手入力で情報がデータ化され、一元管理されるので、以降の営業活動に活かすことが可能です。
データ化された名刺情報を利用して、会社組織図の自動作成をおこなうことで、人脈の可視化が可能となるため、今以上に営業の機会を増やすこともできます。また、名刺登録された取引先企業の最新の人事異動情報が自動で通知される機能を利用すれば、さらなる取引先とのコミュニケーション強化も可能となります。
2. 名刺情報とともに営業活動報告や商談の状況も管理できる
ホットプロファイルで管理する名刺データは、ただ名刺情報を登録するのみではなく、営業活動の状況と紐付けた状態で管理することもできます。
営業活動については、業務内容に合わせて自由にカスタマイズとなっているので、入力業務をおこなう内容を最小限にすることも可能です。商談の状況には、取引先から受け取ったテンプレートをそのままひな形として利用し、自社の運用に合わせた形式で出力することで、社内の運用ルールそのままに再利用ができます。
3. 見込み客をピンポイントに見つけて営業機会を逃さない
配信メールの閲覧状況や社内サイトへのアクセス履歴といった情報を取得・活用し、自社に興味・関心をもつ見込み客をピンポイントに見つけることができることも、ホットプロファイルの強みです。
例えば、顧客の属性情報からターゲットとする顧客をピックアップした上でメール配信をおこなったり、送信したメールの開封・閲覧状況からより自社に関心を持つ顧客を発見したりすることが可能となるため、見込み客の興味・関心の度合いを把握した上での営業アプローチができるようになります。
また、営業活動で訪問した企業の名刺を登録しておくことで、訪問先の顧客が自社サイトの閲覧状況した際に通知を受けることが可能です。そのため、見込み客が興味を示したタイミングを逃さず、効率的な営業活動をおこなうことができます。
4. 拡張性が高く他社サービスと連携できる
ホットプロファイルは、機能の拡張が容易となっており、項目のカスタマイズやAPIを使った他社サービスとの連携も可能です。社内での実際の運用に則した内容に表示項目をカスタマイズすることも簡単に実現できます。
APIが数多く用意されていることから、連携できる他社サービスは「グループウェアや社内イントラ」「SFA」「CRM」「BIツール」「ビジネスチャット」など多岐にわたっており、自社の営業効率を高めるのにも最適となっています。
5. 万全のセキュリティ対策で安心して利用できる
ホットプロファイルは、経済産業省の「クラウドセキュリティガイドライン」に準拠した運用体制となっているので、万全のセキュリティ対策がとられています。
ホットプロファイル開発元のハンモック社は、情報漏洩対策ツールなどを主に開発し、セキュリティ対策を重視した取り組みをおこなっていることから、システムを安全に運用するという意味では信頼のおける企業です。過去には、ISO27001（ISMS認証資格）やプライバシーマークといった第三者認証も取得しています。
ホットプロファイルでは、スマートフォン利用において紛失や盗難に対応できる「モバイルデバイス管理機能」や許可IPアドレス以外のアクセスを拒否する機能などが提供されているため、安心して利用することができます。セキュリティ面でも十分な対策を施した上でのツール導入を検討している企業にとって、ぴったりのシステムといえるでしょう。
価格・料金プラン
ホットプロファイルのプランには、「ホットプロファイル Sales」と「ホットプロファイル Marketing」の2つが用意されています。
各プランの詳細な料金設定は、ホットプロファイル公式ホームページの問い合わせフォームより問い合わせが可能です。
また、有料オプションプランとして、Zoom商談とオンライン名刺交換がセットになった「オンライン商談」、ウェビナー運営を一括管理する「ホットプロファイルウェビナー」、Webフォームからの問い合わせをリードとして取り込める「Webフォーム」、登録作業の手間を軽減する「Salesforce連携」などのさまざまなプランが用意されています。詳細な機能や料金については、公式ホームページからの資料請求もしくは問い合わせフォームから確認してみるとよいでしょう。
無料で試せる30日間のトライアル版では、実際の操作感も確認できるので、導入を検討中の方はこちらもぜひご利用ください。
料金プランは以下の通りです。
| プラン名 | ホットプロファイル Sales | ホットプロファイル Marketing |
|---|---|---|
| 初期費用 | 問い合わせ | 問い合わせ |
| 月額費用 | 問い合わせ | 問い合わせ |
| 補足 | – | – |
機能一覧
ホットプロファイルには、さまざまな機能が用意されています。
自社サイトに来訪した見込み客に対して再アプローチをおこなう「ホット通知機能」、名刺をスキャナー取り込みもしくはスマートフォン撮影することで情報のデータ化・顧客データベースの自動作成化をおこなう「顧客DB自動作成機能」、名刺データ・CSVデータの自動名寄せにより人物ごとに管理を実施し、社内や社外のつながりを把握できる「人脈可視化機能」、顧客データと関連付けて商談履歴を管理できる「リアルタイム報告機能」など、営業活動の効率化を期待できる機能が満載です。
これらの機能により、名刺データを管理するだけのツールには終わらず、名刺情報に紐付いたさまざまな情報を活かして営業活動の効率をアップし、売上の向上に貢献します。
| 名刺データ化・OCR | ○ | オンライン名刺 | – |
| 名刺検索 | – | メール送信 | – |
| 社内共有機能 | – | 名寄せ機能 | ○ |
| SNS機能（つながり機能） | – | 名刺データ自動更新 | ○ |
| データインポート（ローカルファイル） | – | API連携 | – |
| SFA連携 | – | CRM連携 | – |
| 企業データベース連携 | – | – | – |
提供環境・技術情報
ホットプロファイルの提供環境と技術情報は以下の通りです。
現時点ではクラウド型のみの提供となっており、Windows およびmacOS 、また
Android・iPhone・iPadのスマートフォンに対応したアプリケーションとなっています。
提供形態
- クラウド
OS
- Windows
- macOS
ブラウザ
- Internet Explorer11
- Microsoft Edge
- Google Chrome
- Firefox
アプリ
- スマホ – Android
- スマホ – iPhone
- スマホ – iPad
API連携・サービス連携
ホットプロファイルは、さまざまな他社サービスやAPIとの連携が可能です。
次に挙げる他社サービスとは、ホットプロファイルに登録したデータと連携ができます。なお、利用にあたっては、各サービスとの契約が必要となるので注意しましょう。
| グループウェア・社内イントラ | ・Garoon ・サイボウズOffice10 ・desknets NEO ・kintone |
| SFA | ・salesforce |
| CRM | ・Microsoft Dynamic CRM ・SUGARCRM |
| シングルサインオン | ・Microsoft Active Directory Federation Service ・Gluegent Gate ・IceWall ・HENNGE one ・onelogin |
| BIツール | ・MOTION BOARD ・tableau ・Power BI ・Qlink Q |
| ビジネスチャット | ・チャットワーク ・Talknote |
| CTI | ・カイクラ |
| 経路検索 | ・RODEM |
| アドレス帳 | ・office365 |
また、ホットプロファイルで、管理データを活用するための外部システム連携には次の3つがあります。
- ホットプロファイルオープンAPI（ホットプロファイルで管理するデータをAPI経由で利用可能）
- 自動データ出力ツール（CSVを定期出力する専用ツールの提供）
- 画面埋め込み連携（ダッシュボード画面で外部アクセスできるURLを発行）
連携に関する詳細な機能な価格については、別途公式ホームページより問い合わせください。
セキュリティ
ホットプロファイルは、セキュリティ対策を重視した取り組みをおこなっています。
たとえば、スマートフォンで顧客情報を閲覧する場合に備え、紛失・盗難の対策として「MDM（モバイルデバイス管理）機能」を提供し、紛失したスマートフォンに対して、リモートでのロックおよびデータ削除、位置情報の把握などをおこなうことができます。
また、指定したIPアドレス以外からの接続を拒否できるので、導入の際にも安心です。
このほかにも、2016年にはISMS認証資格でもあるISO27001を、2009年にはプライバシーマークを取得しており、さまざまなセキュリティ対策が実施されているため、安心して利用できます。
| 暗号化通信 | ○ | データバックアップ | – |
| ユーザー管理 | – | シングルサインオン（SSO） | – |
| 操作ログ管理 | – | 二段階認証 | – |
| アクセスログ管理 | – | ワンタイムパスワード | – |
| デバイス管理 | – | IPアドレス制限 | ○ |
| プライバシーマーク | ○ | VPN接続 | – |
| ISO/IEC 27001（情報セキュリティ） | ○ | BCP対策 | – |
| ISO/IEC 27017（クラウドサービスセキュリティ） | – | SLA（サービス水準合意） | – |
| ISO/IEC 27701（プライバシー情報） | – | GDPR | – |
| JIS Q 15001（個人情報保護） | – | CCPA | – |
| CSMS（IEC 6244321）（制御システムセキュリティ） | – | ダブルオプトイン | – |
| ISO/IEC 20000（ITサービス） | – | データ閲覧制限 | – |
| 情報セキュリティ安全対策適合証明 | – | データエクスポート制限 | – |
| 24時間365日監視 | – | AD連携 | – |
サポート
ホットプロファイルのサポートは、主に電話およびメールでの対応となっています。
サポート内容としては、検討および導入・運用までを支援する「トータルサポート」のほか、バージョンアップの際の最新モジュールや環境の提供をおこなう「バージョンアップ対応」、技術的な質問を受け付ける「製品サポート」などを用意しています。
また、オンラインヘルプでは、ホットプロファイルの機能や運用方法についてのFAQを公開しているため、運用途中に不明点が出た場合にはすぐに検索ができるので安心です。
ヘルプデスクでは、技術的な問い合わせを随時受け付けているので、依頼フォームより24時間問い合わせが可能となっています。
| 電話 | ○ |
| メール | ○ |
| チャット | – |
| 運用コンサルティング | – |
| サポートサイト | – |
| ユーザーコミュニティ | – |
| セミナー | – |
