ビジネスチャット「Microsoft Teams」とは？料金や機能、zoomとの比較も！

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Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）とは

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールです。
チャット機能やオンライン会議機能を備えており、遠く離れた場所にいる相手と円滑にやりとりしながら業務を進めるのに役立ちます。相手と直接会うことが難しい場合や、移動にかかるコストや労力を軽減したいと考えている会社にとって強力なツールとなるでしょう。社内の個別ミーティングや会議はもちろん、顧客への営業や取引先との打ち合わせなど幅広い用途に活用することができます。

Microsoft Teamsの機能｜OutlookなどOfficeとの連携ができる

Microsoft Teamsにはさまざまな機能があり、社内外で複数のメンバーと協力しながら仕事をするのに役立ちます。ここではMicrosoft Teamsの機能を見てみましょう。

チャット機能

Microsoft Teamsの主要な機能の1つがチャット機能です。
社内のやりとりにメールを利用している企業は多いですが、メールには管理がしづらいという欠点があります。
受信箱に入った大量のメールの中から目的のメールを探し出すのは簡単なことではありません。メールの内容ごとにフォルダ分けをして管理するのにも限界があります。

チャット機能はこのようなメールの問題を解決するために役立ちます。Microsoft Teamsでは1対1の個別チャットや複数人でのグループチャットを利用することができ、やりとりした内容は相手別、もしくはグループ別にスレッド化されます。また、他の人のメッセージに返信した場合は元のメッセージにぶら下がって表示されるため、会話の流れを一目で把握しやすいのもメリットです。

オンライン会議

多くの企業で打ち合わせは必須の業務ですが、同じ場所にメンバー全員が集まるためには時間も労力も必要です。
そんな時、それぞれが離れた場所にいながら顔を合わせて打ち合わせするのがオンライン会議です。Microsoft Teamsにはオンライン会議機能があり、1対1のミーティングから社内会議、顧客への営業、セミナーなど幅広い用途で利用することができます。

オンライン会議の利点はこれだけではありません。
会議の内容を録画して後で見返せるほか、会議中や前後に参加者とチャットでやりとりすることも可能です。また、指定したメンバー以外は会議に参加できないように設定したり、管理者が発表者を指名することもできます。セキュリティを守りながら効率よく会議を進めることができるでしょう。

また、オンライン会議に参加する上で気になる点として背景の問題があげられます。自宅や社内から会議に参加するにあたり、自室の風景や社内の掲示資料を相手に見られたくないということは珍しくありません。そのような場合、Microsoft Teamsでは自分の画像の背景をぼかしたり好みの画像に変えることが可能です。会議のためにわざわざ部屋を片付ける必要はありません。

OutlookなどOfficeとの連携

Microsoft Teamsの大きなメリットと言えるのがOutlookなどOfficeとの連携です。

Outlookはスケジュール管理機能とメール機能を持つツールです。Outlookで予定を登録したりスケジュールを管理している人は多いでしょう。Microsoft Teamsには予定表の機能が付いており、Outlookに登録した予定を自動で読み込んで表示してくれます。Outlookと連携することで、オンライン会議のセッティングも楽になります。Microsoft Teamsのスケジュールアシスタント機能を利用すれば、参加者の空き時間を確認して会議を設定したり、簡単に会議への招待が可能となります。

連携できるのはOutlookだけに限りません。たとえば、チーム内でファイルを共有するならSharePointがおすすめです。Microsoft Teamsでチームを作成すると、自動的にSharePoint Onlineでチームのサイトが作られ、共有フォルダとして活用することができます。

個人のファイル管理にはOneDriveも便利です。Microsoft Teamsで送信したファイルは送信者のOneDriveに自動でアップされ、いつでも内容を確認できます。

また、チームのタスクを管理するPlannerも連携できます。Microsoft Teamsの画面上でタスクの確認や進捗状況のチェックが可能となり、仕事を効率よく進められるようになります。

使い方によっては、アンケートを作成するFormsも生産性向上に貢献するでしょう。
Microsoft TeamsではFormsで作成したアンケートをメンバー同士で簡単に共有できるほか、Microsoft Teamsのチャット上で簡易アンケートを作成し、メンバーに回答を依頼するといった使い方が可能です。回答はリアルタイムで集計されて表示されます。

Microsoft Teamsの料金は？無料・有料プランの違い

Microsoft Teamsにはいくつかの料金プランがあります。ここではそれぞれのプランの内容や、利用可能な機能の違いについて紹介します。

Microsoft Teamsのプラン比較

Microsoft Teamsには無料プラン1種類と有料プラン3種類があります。

無料プランはMicrosoft Teamsを単独で利用するものです。試しに使ってみたいという場合はこちらから利用してみるのが良いでしょう。Microsoft Teamsの主要な機能であるチャットやオンライン会議は無料プランでも十分に利用可能です。ただし、使える機能には制限があり、会議時間が60分までに限られているほか会議の録画はできません。
有料プラン3種類はMicrosoft 365またはOffice 365のプランとなっており、Microsoft Teamsの機能もその中に含まれています。

Microsoft 365 Business Basicは1ユーザーにつき月あたり540円のもっとも安価なプランです。オンライン会議が24時間まで開催できたり会議の録画が可能となるほか、SharepointをはじめとするMicrosost 365の追加サービスを利用できるようになります。

Microsoft 365 Business Standardは、デスクトップ版のOutlookやWord、Excel、Powerpointといった定番のアプリケーションを利用できるのが大きなポイントです。Microsoft Teamsだけでなくこれらのソフトの料金が含まれていると考えれば、1ユーザーにつき月あたり1,360円という料金は決して高くないと言えるでしょう。

Office 365 E3はさらに高度な利用をしたい企業におすすめのプランです。オンライン会議に10,000人まで参加できたり、チャットでのファイル添付やOneDriveの個人用ストレージの容量が無制限になるというメリットがあります。また、電子情報の開示やExchange等の同等のオンプレミス サーバーへのアクセスができるのはOffice 365 E3のみです。

無料・有料プランの違い

無料プランと有料プランのもっとも大きな違いとして、Officeの各ツールとの連携の有無があげられます。
チームのファイルをSharepointで共有したい場合や、個人のファイルをOneDriveで管理・保管したいは有料プランを利用することをおすすめします。

逆に言えば、このようにOfficeのツールを幅広く利用する予定がなく、シンプルにチャットやオンライン会議のためのツールとして利用したい場合は、無料プランで十分だと言えます。オンライン会議の参加人数や時間が限られるという欠点はあるものの、社内の打ち合わせなど数人～数十人程度の利用であれば十分に事足りるでしょう。

そのほか、有料プランであれば24時間年中無休の電話/Webサポートがついているのもポイントです。導入したいがうまく利用できるか不安があるという場合は、サポートを頼りながら利用することをおすすめします。

Microsoft TeamsとZoomを比較！料金や機能の違いは？

オンライン会議ツールとして良く知られているアプリの1つがZoomです。Microsoft Teamsとの違いやそれぞれの特徴を確認しておきましょう。

Microsoft TeamsとZoomの料金比較

Microsoft TeamsとZoomはどちらも無料プランが用意されているほか、組織での利用に適した有料プランがいくつか設定されています。有料プランのMicrosoft 365 Business Standardの場合、1ユーザーあたりの年額は16,320円となります。これに対し、Zoomのビジネスプランは1ライセンスあたりの年額が26,920円です。一見するとMicrosoft 365 Business Standardのほうが安価で良いように思えますが、どちらを選ぶのが適切かは利用方法によって異なります。

Microsoft 365 Business Standardの場合、Microsoft Teamsでのチャットやオンライン会議以外にOfficeとの連携ができることが大きな特徴となっています。この機能を最大限に活用するためには、チームメンバーが全員ユーザーアカウントを持つことが前提となります。

一方、Zoomはもともとオンライン会議に特化したサービスであり、それ以外の機能は多くありません。さらに、ホストとして他の人を会議に招待するためにはライセンスが必要ですが、単に会議に参加するだけならライセンスは不要です。そのため、会議のホストとなる限られたメンバーだけがライセンスを持てば十分に利用が可能です。Zoomを利用するほうが結果としてコストを低く抑えられるという企業も決して少なくないでしょう。

Microsoft TeamsとZoomの機能比較

Microsoft TeamsとZoomはどちらもオンライン会議が可能ですが、その機能には違いがあります。
Zoomはもともとオンライン会議に特化して開発されたサービスであり、Zoomのアカウントを持っていない人を簡単に会議に招待することができます。また音質も良く、スムーズに会議を開催することができるでしょう。無料版でも会議を録画できるのもメリットです。

その反面、会議以外の機能はそれほど期待できません。参加者とのチャットやファイル共有の機能もあるものの、利用できるのは会議中に限られます。会議前に資料を配布したり、後から会議で話しきれなかった事をチャットでやりとりすることはできません。

一方、Microsoft Teamsではオンライン会議だけに限らず、チームで効率化するためのさまざまな機能を持っています。そのため、チャットやファイル共有は会議中でなくとも常に可能です。また、共有されたファイルを共同編集できるのもMicrosoft Teamsならではの利点です。

Microsoft TeamsとChatWorkを比較！料金や機能の違いは？

チャットツールとして良く知られているのがChatWorkです。Chatworkは国産のシンプルなアプリケーションであり、29万社以上での導入実績があります。
ここではMicrosoft TeamsとChatWorkの違いについて紹介します。

Microsoft TeamsとChatWorkの料金比較

Microsoft TeamsとChatWorkはどちらも無料で利用可能なほか、より高機能な有料プランが複数提供されています。ここではMicrosoft 365 Business StandardとChatworkのビジネスプランとを比較してみましょう。

ChatworkはMicrosoft Teamsよりも料金が安いことが特徴です。1ユーザーあたりの月額はMicrosoft 365 Business Standardが1,360円であるのに対して、Chatworkのビジネスプランは500円となっています。Office各ツールとの連携など多彩な機能を備えたMicrosoft Teamsと比較してChatworkの機能はシンプルですが、チャットやオンライン会議に用途を絞ったツールとしては十分に利用可能です。

Microsoft TeamsとChatworkの機能比較

Microsoft TeamsとChatWorkはその機能も異なります。自社でどのように活用したいかをよく考え、それに合ったものを選ぶようにしましょう。

チャット機能の違い

Microsoft TeamsとChatworkはどちらもチャットツールとして利用できますが、その機能には違いがあります。
相手とチャットをするためにはまず相手を連絡先に登録する必要があります。Microsoft Teamsの場合、検索フォルダに相手の氏名を入力すれば相手を見つけ出して登録することができますが、これは基本的に同じ組織のメンバーに限られます。取引先など社外のメンバーの場合は、相手のメールアドレスを登録しなければなりません。

一方、ChatworkはアカウントごとにChatwork IDが設定され、それを利用して相手へのコンタクトをおこないます。社内外を問わず、メールアドレスを知らなくてもIDさえ分かれば簡単に登録ができ、利用しやすいことが特徴です。
そのほか、Chatworkには自分1人だけが見ることのできるマイチャット機能があり、メモやファイル置き場として活用することもできます。

オンライン会議の違い

Chatworkではチャット参加メンバーとビデオ通話や音声通話が可能です。ここで注意する必要があるのは、Chatworkの場合、会議の主催者だけでなく相手もChatworkのアカウントを持っている必要があるということです。一方、Microsoft Teamsであれば、会議の主催者が招待すればアカウントを持っていない相手でも参加が可能です。

社内の打ち合わせや特定の取引先とのみ利用するのであればChatworkが十分に役割を果たしますが、新規見込み客など不特定多数の相手とオンライン会議を開催したいと考えているのであれば、相手のアカウント有無を問わないMicrosoft Teamsのほうが使いやすいと感じるでしょう。

Microsoft Teamsを活用して業務を効率化しよう！

チームで効率よく業務を進めるためにチャットやオンライン会議を活用したいという企業にとってMicrosoft Teamsは有用です。Officeの各ソフトと連携することでさらにコミュニケーションが取りやすくなり、生産性向上に貢献するでしょう。
Microsoft Teams以外にも、現在さまざまなビジネスチャットツールが各社から提供されています。それぞれに特徴があり、利用方法によって適切なサービスは異なってきます。自社に適したサービスを見つけるため、他のサービスについても検討してみてはいかがでしょうか。

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