タイムカードの集計方法とは?

タイムカードを使用して、勤怠の集計業務をおこなっている企業は多いのではないでしょうか。ただし、近年ではテレワークや時短勤務など、働き方の多様化にともない、勤怠管理が複雑化しています。そのため、勤怠管理の集計方法に悩みを抱えている企業は少なくないでしょう。当記事では、タイムカードの集計方法や注意点について詳しく解説します。タイムカードの集計業務を効率化したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

タイムカードとは

勤怠管理をおこなうにあたって、タイムカードが広く使用されています。タイムカードとは、出勤時や退勤時に、勤怠情報を打刻するために使用される紙のカードのことです。タイムレコーダーという時刻を計測する機械に、タイムカードを挿入すれば、その時刻を記録することができます。基本的にタイムカードとタイムレコーダーは一緒に使用され、両方を指してタイムカードと呼ばれることもあります。

そして、タイムレコーダーは、オフィスの入口や出口に設置されていることが多く、従業員がタイムカードを挿入して、打刻をおこないます。このように、タイムカードは、タイムレコーダーに挿入するだけで打刻ができるため、使い方が簡単であり、誰でも簡単に使用できるという特徴があります。

タイムカードの集計をおこなう理由

タイムカードを使用して集計をおこなう目的は、従業員の勤務状況を客観的に可視化し、適切に管理することです。また、休日出勤や時間外勤務などの情報を把握することで、従業員の給料の支払いについても適切に管理できます。

また、タイムカードを用いて集計をおこなえば、紙の管理台帳やExcelの管理と比べて、正確な打刻ができるというメリットがあります。さらに、記録だけではなく、集計もできるタイムレコーダーを導入すれば、集計作業を自動化することが可能です。ただし、従業員数が多い企業や、勤怠管理の仕組みが複雑な企業は、タイムカードの集計業務にコストがかかる可能性もあるため、注意する必要があります。

このように、タイムカードは、適切な勤怠管理をおこなうために使用され、簡単に導入や運用ができるという特徴があります。

Excelを使ったタイムカードの集計方法とは

タイムカードの集計方法で定番だといえるのが、Excelを活用した方法であり、主に2通りあります。まずは、インターネット上で公開されている無料のExcelテンプレートを使用する方法です。簡単に導入できますが、自社の勤怠管理の仕組みに対応できるのかを確認することが重要といえます。

また、自社でExcelを使用して、勤怠管理表を作成する方法もあります。作成するまでに、時間はかかりますが、自社の勤怠管理の仕組みにあわせた集計システムを構築することが可能です。

このように、Excelを使用したタイムカードの集計方法は、低コストでカスタマイズしやすいという特徴があります。また、手作業で管理する場合と比べて、集計ミスを減らすことが可能です。ただし、集計をおこなうたびにファイルに追記したり、法改正のたびにファイルを修正したりしなければならないため、管理コストがかかるというデメリットがあります。

効率的にタイムカードの集計を行う方法

ここでは、効率的にタイムカードの集計をおこなう方法について詳しく紹介します。

無料でタイムカードの集計を行う方法

無料でタイムカードの集計をおこなう方法には、ExcelなどのWeb上の無料テンプレートを使用する方法や、無料集計サイトを活用する方法があります。

無料テンプレートを使用する場合は、自由にカスタマイズしやすいですが、設定された関数を誤って削除したり、変更したりしてしまうと、適切な勤怠管理ができなくなるため、注意が必要です。

一方、無料集計サイトでは、タイムカードをもとに、従業員の勤怠に関する情報を入力することで、集計作業を自動的に実施できます。改変できてしまう無料テンプレートとは異なり、操作ミスの発生リスクを減らすことが可能です。ただし、無料で使用できるため、広告が表示されたり、自社のニーズにあわせてカスタマイズができなかったりすることもあります。

まずは、有料のタイムカード集計ツールを導入する前に、無料で導入できるものがないかを探してみるのがおすすめです。

有料でタイムカードの集計を行う方法

有料でタイムカードの集計をおこなう方法には、主に集計機能付きのタイムレコーダーを使用する方法や、勤怠管理システムを導入して集計する方法があります。

集計機能のあるタイムレコーダーを導入すれば、タイムカードに勤怠情報を打刻するだけではなく、自動で集計をおこなうことが可能です。そのため、人的ミスの削減や業務効率の向上が期待できます。また、給与計算ツールと連携できるタイムレコーダーでは、給与計算を自動でおこなうことも可能です。

ただし、従業員数が多い企業では、集計機能付きのタイムレコーダーを導入したとしても、業務負担が大きくかかってしまうこともあります。このような場合は、タイムカードを使用せずとも運用できる勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

このように、タイムカードの集計方法には、さまざまな方法があるため、目的を明確にし、自社のニーズにあわせたツールを使用することが大切です。

タイムカードの集計を行う際の注意点

ここでは、タイムカードの集計をおこなう際の注意点について詳しく紹介します。

計算ミスに注意する

タイムカードの集計を手作業でおこなう場合、有給休暇・休日出勤・振替休日・代休・残業時間・残業代などの計算ミスが生じやすいです。

計算ミスが発生すると、従業員から未払いの残業代を請求されたり、法令違反による罰則を受けたりする可能性があります。また、時間外勤務や休日出勤などを適切に把握できていなければ、従業員の勤務状況を適切に管理できません。

このように、計算ミスによるリスクを把握したうえで、きちんと勤怠情報の集計業務をおこなうことが大切です。

15分や30分単位の勤怠管理の集計をおこなう違法

従業員の給料は労働の対価として支払われるため、勤怠は1分単位で管理する必要があり、給与の計算も1分単位でおこなわなければなりません。そのため、15分や30分単位で勤務時間を管理したり、時間外労働を四捨五入や切り捨てをおこなったりすることは違法となる可能性があります。

たとえば、定時が18時30分で、18時44分で退勤した場合は、定時後に働いた14分も給与に加算するのが一般的です。

ただし、1カ月ごとに残業時間を計算する仕組みを採用している企業では、業務を簡素化するために、定時以外の労働時間の端数は、30分未満であれば切り捨てることができます。

このように例外もあるため、きちんと勤怠管理に関する情報を収集することが大切です。そして、従業員の労働環境をきちんと整備し、働きやすい職場作りをおこなうことが最も重要といえます。

きちんと管理をおこなう

タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、計算ミスや計算方法だけではなく、タイムカードの原本管理にも注意する必要があります。タイムカードの管理が徹底されていないと、従業員による改ざん・不正打刻や、タイムカードの紛失の恐れがあります。また、労働基準監督署(労基署)などから、情報の開示を要求される場合もあり、それに備えるためにもタイムカードの管理は重要です。
また、タイムカードだけではなく、従業員の勤怠情報の保管期間にも注意が必要です。保管期間は法律によって定められており、法改正の影響などで保管期間が変わる可能性もあります。

このように、タイムカードで勤怠管理をおこなう場合には、保管方法や保管期間をきちんと調べ、適切に管理することが重要です。

工数を削減したいなら、勤怠管理システムを入れるのがおすすめ

タイムカードで集計をおこなう場合には、メリットやデメリット、注意点があり、きちんと管理することが大切です。タイムカードでの勤怠管理に課題を抱えている企業は、勤怠管理システムの導入を検討してみるのがおすすめといえます。

勤怠管理システムを使用すれば、タイムカードを使用せず、自動で集計をおこなうことが可能です。そのため、タイムカードの管理コストを削減することができます。また、手作業の機会が減るため、人的ミスを未然に防止することが可能です。

さらに、勤怠管理システムには、打刻・集計・システム連携の基本的な機能だけではなく、各種申請・スケジュール管理・アラートなど、それぞれのシステムにおけるオリジナルの機能があります。そして、打刻方法は、PC・スマホ・ICカードなど、自社のニーズにあわせて選ぶことが可能です。

このように、勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードの管理にかかったコストを削減し、従業員の多様なニーズに対して柔軟に対応することができます。

まとめ

タイムカードとは、出勤時や退勤時に、勤怠情報を打刻するための紙のカードのことであり、適切に勤怠管理をおこなうために使用されます。タイムカードの集計方法には、Excelを活用した方法や無料テンプレートを使用した方法、集計ツールを利用した方法などがあります。無料・有料を問わず、自社のニーズにあった集計方法を導入することが大切です。

また、タイムカードを集計するにあたって、計算ミスを発生させてしまったり、計算方法やタイムカードの保管方法・保管期間を誤ったりすると、違法となり罰則が課される可能性もあります。そのため、タイムカードの集計に課題を抱えている方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

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